Ciclo do pedido

Olá logístico, tudo bem? ✌️ Seja muito bem-vindo a nossa plataforma de aprendizado, discussão e carreira na área da logística! Hoje vamos aprender sobre um processo muito importante para todas as empresas, o ciclo do pedido.

O ciclo do pedido está diretamente relacionado a satisfação dos clientes. Ou seja, quando não executado corretamente pode haver uma série de consequências e resultados negativos.

Neste artigo, vamos entender o conceito de ciclo do pedido, sua importância nos processos logísticos, saber quais são suas etapas e como medir o sucesso do processo. Boa leitura! 📰

Sumário

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O que é o ciclo do pedido?

O ciclo do pedido é composto por todas as atividades necessárias para que ocorra o fluxo de produtos da empresa até os clientes. Nesse sentido, cada uma destas atividades deve ser realizada da melhor forma possível com o objetivo de atender as necessidades dos clientes.

As novas formas de fazer comércio aliada as novas tecnologias, fazem com que os clientes queiram uma resposta mais rápida e padronizada por parte das empresas. E o ciclo do pedido tem um papel fundamental nesse relacionamento entre cliente e empresa.

Para garantir essa resposta rápida, uma estratégia é fazer toda a gestão para que o tempo do ciclo do pedido seja cada vez menor, não deixando afetar os níveis de qualidade, produção e segurança. Segundo Ronald Ballou (2007), o tempo do ciclo do pedido é definido como o tempo decorrido entre o momento do pedido e aquele da entrega do produto ao cliente.

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Por ser um processo estratégico para as empresas, o ciclo do pedido requer o envolvimento de diversas áreas, como podemos observar na imagem abaixo:

Ciclo do pedido e a logística

Considerando todo o processo do ciclo do pedido a logística tem um papel de protagonista para alcançar bons resultados. De fato, os serviços prestados pela logística no atendimento ao cliente tem impacto direto sobre as vendas e consequentemente a prosperidade da organização.

A logística, quando proporciona os níveis adequados de serviços para satisfazer as necessidades dos clientes, pode levar diretamente a um aumento nas vendas e na participação do mercado, e, finalmente, a uma crescente contribuição para os lucros e o crescimento.

Da mesma forma, caso os serviços logísticos não atendam as necessidades e expectativas dos clientes tem um impacto negativo, como podemos observar no gráfico abaixo:

Etapas do ciclo do pedido

Basicamente existem quatro diferentes etapas do ciclo do pedido, sendo elas:

Recebimento de pedidos

Cada empresa utiliza uma forma diferente para que o cliente possa realizar seus pedidos, seja por meio do atendimento em loja, contato direto com o vendedor, internet, etc. Seja qual for o método que a empresa utiliza, ele deve garantir o entendimento quanto as necessidades do cliente, para que quando os produtos forem entregues não haver nenhum tipo de problema.

Processamento de pedidos

O processamento de pedidos é o conjunto de atividades necessárias para preparar, transmitir, receber, atender e acompanhar os pedidos realizados pelos clientes da empresa. O processamento de pedidos é uma etapa de grande importância dentro do ciclo do pedido, onde suas atividades refletem diretamente no tempo e no custo de todo o processo.

O objetivo de toda gestão logística é fazer o processamento de pedidos no menor tempo possível, ao menor custo e sem erros. Assim como uma boa gestão, é necessário uma completa estrutura física e de sistemas eletrônicos para êxito no processo.

Além de sua importância para o setor de logística, o processamento de pedidos tem papel de protagonista na manutenção e obtenção de clientes. Isso porque, trata-se de um processo de contato e relacionamento direto com clientes e futuros clientes da empresa. Ter estratégias de comunicação eficientes e um canal apto a respostas ágeis são fatores cruciais para determinar o sucesso e prosperidade de uma organização.

Faturamento de pedidos

O faturamento de pedidos é responsável por gerar as cobranças aos clientes após o fechamento de um negócio, emitir os documentos fiscais e despacho dos transportes quando necessário. Em outras palavras, trata-se do processo de emitir notas fiscais a partir de uma venda.

Após o processamento dos pedidos, é necessário que seja feita a avaliação de crédito do cliente. Caso a situação do cliente esteja em conformidade ao processo logístico, é feito o acordo quanto ao prazo de entrega das mercadorias.

Distribuição de pedidos

Primeiramente, é necessário realizar a programação do transporte. A programação contempla o modal de transporte , tipo de veículo, tipo de carga, roteirização, operação de carga e descarga, etc.

Em sequência, é feito a expedição dos produtos. É muito importante acompanhar o transporte de modo a verificar se a programação foi efetiva, assim como corrigir eventuais desvios de operação.

Por fim, é feito o controle de entrega de produtos. Nesta etapa verifica se os prazos estabelecidos foram atendidos, assim como prestar o suporte necessário ao cliente.

Como reduzir o tempo do ciclo do pedido?

Uma estratégia muito utilizada para reduzir o tempo do ciclo do pedido é adotar um indicador de desempenho logístico. Para medir e controlar o ciclo do pedido o indicador é o lead time.

O que é o lead time?

O lead time, que significa “tempo de espera”, é o tempo decorrido desde o momento em que um cliente faz um pedido até o recebimento do produto. Ou seja, trata-se basicamente do tempo total que é gasto em um processo de compra, que inicia na solicitação do consumidor e finaliza no momento em que ocorre a entrega do produto.

É essencial que o processo de lead time seja bem administrado e estruturado na empresa. Isso porque, caso o contrário, o nível de serviço ao cliente não vai atender as necessidades da organização.

Caso o lead time seja prioridade na empresa, vamos diminuir bastante resultados como: atrasos na entrega, falta de produto em estoque, baixa qualidade de produtos, elevado nível de defeitos e má prestação de serviço.

O conceito de lead time tem uma grande abrangência sendo aplicado a diversos processos. Entretanto, em nosso artigo vamos tratar apenas da sua aplicação na logística e distribuição de produtos.

Qual a importância desse indicador?

A grande importância do indicador lead time é sua relação direta com o nível de serviço prestado pela empresa aos seus clientes. Isso porque, atualmente o preço de um produto deixou de ser o fator decisivo na escolha dos clientes entre as empresas. Por vezes, os clientes optam em pagar um valor maior por determinado produto dado uma série de benefícios que ele vai obter em fazer negócio com determinada empresa.

Jeff Bezos (CEO e fundador da Amazon) em uma de suas cartas aos acionistas deixou claro a importância do serviço ao cliente: “Os clientes são leais a nós – só até o momento em que outra empresa oferecer um serviço melhor.” O desenvolvimento e a globalização tornaram a oferta de produtos muito maior do que antigamente, e hoje a sobrevivência no mercado é pautada em como a empresa se relaciona com os seus clientes.

Desse modo, as novas formas de fazer comércio aliada as novas tecnologias, fazem com que os clientes queiram uma resposta mais rápida e padronizada por parte das empresas. E o lead time tem um papel fundamental para garantir a agilidade necessária ao processo logístico.

Medir cada etapa do processo logístico e entender como cada uma pode ser otimizada é uma excelente estratégia para diminuir o lead time da empresa. Através das medições do indicador é possível determinar os melhores parceiros (fornecedores) para o negócio da empresa.

Para garantir essa resposta rápida, uma estratégia é fazer toda a gestão para que o lead time do pedido seja cada vez menor, não deixando afetar os níveis de qualidade, produção e segurança. Um bom lead time também indica ao profissional de logística como está o nível de produtividade da sua empresa. O que, é claro, se traduz em maior competitividade no setor.

Como calcular o lead time?

Basicamente, o calculo do lead time é feita através da subtração da data de entrega do produto com a data do pedido. Apesar de parecer simples é extremamente necessário fazer uma divisão dos tempos de cada processo. Isso porque, através da fragmentação de todo o processo do ciclo do pedido é possível visualizar oportunidades de melhorias e gargalos da operação da empresa.

A disponibilidade de estoques reflete significativamente no tempo total do ciclo do pedido. Isso porque, caso não tenha os itens solicitados pelos clientes em estoque será necessário um gasto de tempo e recursos maiores para atender à necessidade.

Como reduzir o lead time?

podemos destacar alguns pontos que podem auxiliar o profissional de logística a reduzir o lead time. Sendo eles:

Planejamento logístico

Sem dúvidas o primeiro passo para otimizar o lead time é através do Planejamento logístico. O planejamento logístico consiste na definição de como a empresa vai distribuir seus produtos e serviços aos clientes, levando em consideração todas as etapas do processo. Por isso, o planejamento é parte fundamental para garantir que as operações e a tomada de decisões seja mais eficiente, ágeis e correta.

Gestão de estoque

Toda empresa de logística, seja qual for a área de atuação precisa de gestão de estoque para ter sucesso. Vale lembrar que, a disponibilidade de estoques reflete significativamente no tempo total do ciclo do pedido, e consequentemente no lead time. Isso porque, caso não tenha os itens solicitados pelos clientes em estoque será necessário um gasto de tempo e recursos maiores para atender à necessidade.

Canais de distribuição

Os canais de distribuição são os meios utilizados por uma empresa para fazer com que o seu produto chegue ao seu cliente. Desse modo, o grande objetivo de um canal de distribuição é fazer com que as mercadorias estejam disponíveis para o consumidor no tempo, especificação, local e quantidade correta.

O canal de distribuição é uma área de gestão que responde diretamente a duas áreas de uma empresa: logística e marketing. A distribuição tem uma função logística, que diz respeito à circulação física do produto. Por outro lado, o marketing tem a função estratégica de identificar como os clientes possam encontrar os produtos da empresa, de maneira fácil e acessível.

Estruturar os canais de distribuição de uma empresa é vital para seu sucesso comercial. Isso porque, sem uma estrutura de distribuição eficaz a empresa terá dificuldades de atingir seu público-alvo. O que por consequência terá um impacto negativo nas vendas.

Roteirização de cargas

A roteirização de cargas é uma metodologia utilizada para determinar o melhor trajeto no processo de coleta e entrega de produtos. Nesse sentido, o melhor trajeto é aquele em que estabelecemos ótimos níveis em relação ao custo, tempo, segurança, qualidade e produção.

Trata-se de um processo de grande importância para a logística. Isso porque, hoje os clientes buscam por empresas que são capazes de atender suas necessidades com maior agilidade ao menor custo possível.

Separação de pedidos eficiente

O processo de separação de pedidos, conhecido como picking, trata-se do processo de separar os produtos estocados em um armazém, para a distribuição aos seus clientes, considerando todas as características do pedido. Esse processo, aparentemente, pode parecer simples, mas é considerado por especialistas como um dos mais críticos dentro da logística.

Separar os pedidos de forma incorreta, ou mesmo gerar atrasos no processo podem ter impactos negativos a empresa. Desse modo, o processo deve ser cuidadoso, ágil e conforme a solicitação do cliente.