Gestão de Frotas

Olá logísticos e logísticas! Hoje aqui no SAC vamos falar sobre gestão de frotas. Em resumo, gestão de frotas é a administração dos veículos utilizados por uma empresa para transportar mercadorias, passageiros, funcionários e prestar serviços diversos. Mas você deve estar se perguntando: por que é necessário um gerenciamento próprio para os veículos de uma empresa? Segundo Ronald Ballou (2006), os transportes representam cerca de dois terços do custo logístico de uma empresa. Logo, uma gestão eficiente dos transportes garante custos e riscos menores.

Quando falamos em gestão de frotas, o termo “frota” ainda não é muito bem entendido, podendo gerar significados diferentes e uma visão tanto quanto equivocada. Nesse sentido, quando falamos de frota estamos referindo a um ou mais veículos de uso comercial independente do seu porte. Isso significa que, seja qual for o tamanho ou do volume de veículos, a gestão de frotas é aplicável a todas empresas que utilizam estes ativos em seus processos.

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Você sabe o que é gestão de frotas? Quais os benefícios podemos alcançar através da sua aplicação? Quer saber como fazer uma gestão de frotas de forma eficiente? Venha descobrir neste artigo as respostas para estas perguntas e muito mais sobre como é o gerenciamento de uma frota!

Neste artigo você verá:

O que é gestão de frota?
Benefícios da gestão de frota
Como fazer uma gestão de frota eficiente
BÔNUS: Como escolher um sistema de gestão de frotas?

Sumário

O que é Gestão de Frotas?

Gestão de frotas é o gerenciamento dos veículos utilizados por uma empresa. Em outras palavras, é utilização de técnicas, ferramentas e métodos que permitem eliminar possíveis riscos inerentes ao uso dos seus ativos (veículos em geral), além de aumentar a qualidade do serviço, a produtividade e a efetividades de suas operações. Em resumo, todos os tipos de empresas podem introduzir melhorias em sua gestão de frotas.

Como apresentamos na introdução do artigo, os transportes representam cerca de dois terços do custo logístico de uma empresa. Isso quer dizer que mais de 60% de todos os gastos da logística de uma empresa está alocado nos veículos e seus processos atrelados. Sem dúvidas que é um custo significativo e que negligenciar a gestão das frotas pode ter resultados financeiros negativos, ou mesmo insatisfatórios.

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Muito além do financeiro, a gestão de frotas permite alcançar o melhor desempenho nos processos da empresa. Desempenho este não atrelado somente aos equipamentos, assim como também os profissionais. Isso mesmo que você leu! A gestão de frota engloba também todos os profissionais diretamente ligados aos veículos e processos de transporte da empresa. Nesse sentido, a receita do sucesso é: equipamentos e equipe operando no mais alto índice de eficiência.

Para um melhor entendimento, podemos subdividir a gestão de frotas em três categorias:

Gestão de ativos – Atribuída ao gerenciamento da parte física do transporte. Ou seja, compra, manutenção e renovação das frotas.
Gestão de pessoas – Direcionada para o capital humano, nesta categoria é realizado o treinamento e a capacitação dos colaboradores;
Gestão de suprimentos – Gerencia todos os itens base para que o transporte possa ocorrer. Como, por exemplo, pneus, combustível, peças automotivas e serviços.

Mas afinal, o que é uma frota?

O termo frota é muito conhecido e utilizado em nosso dia-a-dia na logística. Mas será que sabemos realmente o seu significado? Em primeiro lugar, vamos entender um pouco mais sobre sua origem. O termo frota, vem do francês FLOTE, utilizado a muitos anos atrás para nomear um conjunto de navios de batalha. Ou seja, naquela época quando se falava em frota estava relacionado a um conjunto de navios de guerra, ou esquadra. O termo foi adaptado para a logística para todo conjunto de veículos de transporte, englobando todos os modais.

Hoje em dia, quando falamos em frota, geralmente associamos aos veículos rodoviários de uma empresa. Para não restar nenhuma dúvida a respeito deste conceito vamos conhecer alguns tipos de frotas rodoviárias:

Frotas de veículos comuns

Caracterizadas pelos veículos leves (passeio), muito utilizados no transporte de passageiros para curtas e médias distâncias. Hoje existem muitas empresas desse tipo hoje operando por aí e normalmente são compostas de dezenas de veículos. Exemplo: locadoras de veículos ou frotas corporativas.

Frota de caminhões

Podem ser formadas por caminhões de diversos tipos e características adaptadas conforme tipos de cargas a que se destinam. É um setor de atividade que requer grande sabedoria, afinal, existem estratégias de sucesso comercial e financeiro que não estão ao acesso de todos. Exemplo: Transportadoras de cargas, cooperativas de transportes.

Frotas de maquinários

Com o crescimento do agronegócio, nota-se o aumento da frota de implementos agrícolas como colheitadeiras, semeadeiras, tratores, etc. A indústria não fica de fora nesta categoria. Equipamentos de limpeza, içamento de carga, elevação, entre outros se fazem necessário dentro da rotina operacional. A gestão de frotas de maquinários, quando integrada adequadamente, impulsiona os negócios em direção às projeções positivas.

Frota de ônibus

Empresas que trabalham com transporte de passageiros têm como objetivo fornecer a seus clientes um serviço de alta qualidade, com conforto e segurança. É muito comum no transporte publico e em empresas de viagens.

Frota de “Off Road”

Característicos de empresas do setor de mineração, os caminhões “Off Roads”, bem como algumas máquinas e equipamentos da linha amarela como tratores de esteira, retroescavadeiras, pá carregadeiras, entre outros, devem ter uma atenção especial no que tangem a sua gestão, visto que são “veículos” indispensáveis para esse ramo de atividade.

Através da gestão de frotas podemos identificar se a capacidade da frota está sendo aproveitada e assim tomar decisões de forma fácil e eficiente. Por isso, é importante ter o controle de processos e atividades ligadas à frota de uma empresa, seja frota própria ou àquelas que estão a seu serviço (caso de terceirizados e agregados, por exemplo). Dessa forma, todas as informações da administração da frota ficam centralizadas em um único sistema ou departamento da empresa. Um gerenciamento eficaz resulta em uma logística mais eficaz, maior produtividade da frota, redução de erros operacionais e menores custos para a empresa.

Mas é muito importante lembrar que o processo de gerir uma frota inclui muito mais do que apenas planejar a operação ou cuidar da manutenção. É necessário dar atenção à equipe de condutores e/ou operadores e checar se as atividades desempenhadas por eles estão de acordo com os padrões de segurança e eficiência da empresa. Essas são tarefas importantíssimas para que condutas irregulares ou atitudes inadequadas ao volante não gerem problemas e despesas para a empresa.

Benefícios da gestão de frota

Até aqui, já entendemos o que é a gestão de frotas, sua importância para os negócios, assim como sua necessidade. Sabemos também que, toda gestão quando bem executada obtemos os melhores resultados em nossos resultados operacionais. Mas então: quais são os benefícios específicos que podemos obter através da gestão de frotas?

Entre os diversos benefícios atribuídos à gestão das frotas, os principais são:

Aumento da produtividade

Um dos principais pilares da gestão de frotas é fazer com que os veículos estejam disponíveis para utilização. Desse modo, com os equipamentos a disposição não vamos perder nenhuma oportunidade de produção. Outro fator que interfere diretamente no ganho de produção é a qualificação dos profissionais. Isso porque, quando bem treinados os funcionários passam a entender melhor sobre o processo e o equipamento de sua responsabilidade, e desta forma alcançar resultados mais positivos.

Redução de custos

Quando falamos de custos de veículos sempre vem a nossa cabeça o custo dos combustíveis. Com toda certeza, os combustíveis representam uma parcela considerável de todo o custo com uma frota de veículos. Nesse sentido, quando nossa frota passa por constantes manutenções preventivas, preditivas e com um acompanhamento de perto, podemos ter a certeza de que o desempenho dos ativos será maior. Um erro muito comum de muitos gestores é achar que ao realizar manutenções preventivas o custo com a frota será maior. Contudo, estudos revelam que em geral o custo de uma manutenção corretiva é muito maior quando comparado com a manutenção preventiva. Além do fato que as manutenções preventivas são feitas de forma planejada não impactando o processo produtivo. Já as manutenções corretivas são feitas de forma emergência, podendo parar um processo e afetar a produção da empresa.

Melhor aproveitamento dos ativos

Como sabemos, o ativo neste caso são os veículos, certo? Em parte! Assim como os veículos, os funcionários também podem ser considerados um ativo da empresa. Com os equipamentos funcionando em perfeito estado e os funcionários treinados e capacitados para execução das atividades, com toda a certeza é de que vamos ter o melhor aproveitamento dos ativos em nossos processos.

Melhoria da qualidade

Os equipamentos estão diretamente ligados ao produto e/ou ao serviço prestado pela empresa. Quando estes vêm a falhar no momento da operação certamente vai prejudicar nosso resultado final. Exemplo: imagine que você está fazendo uma viagem de ônibus, com um compromisso marcado, e durante a viagem o ônibus vem a estragar, gerando um enorme atraso na viagem. Qual será sua opinião como cliente a respeito da empresa de viagens? Logo, quando os equipamentos estão em perfeito estado de funcionamento a tendência é de que os resultados esperados sejam sempre alcançados.

Além dos benefícios citados outro benefício muito importante podemos alcançar através da gestão de frotas: Motivação profissional. Ao aplicar uma gestão eficiente, consequentemente veremos uma melhoria significativa nos resultados, assim como em nossa rotina de trabalho. Essa mudança, aliada a um acompanhamento de perto faz com que os funcionários se sintam mais importantes e se identifiquem com a mudança positiva que está acontecendo na empresa. Qual o resultado? Os profissionais se sentem mais motivados com seu trabalho e acabam por produzir mais e com maior qualidade.

Como fazer uma gestão de frota eficiente?

A estruturação de um departamento responsável pela gestão de frotas é essencial para as empresas que desejam ter todo o controle de seu processo operacional, organizando entradas e saídas de veículos, gerenciando o custo com manutenção e combustível, bem como a qualidade e segurança de suas operações, entre outros cuidados.

Assim sendo, vamos agora conhecer um passo a passo para aplicarmos a gestão de frotas e tornar nossa administração cada vez mais eficiente.

1° Passo: Fazer um diagnóstico da sua frota

O diagnóstico da frota está diretamente relacionado a atividade de inventário de todos os veículos disponíveis a empresa. Reconhecer a realidade estrutural do setor de transportes e logística através de uma lista do número de veículos disponíveis, suas dimensões e capacidades (peso e volume). Informações como modelo, ano, placa, quilometragem e dados sobre as revisões é de extrema importância.

2° Passo: Estabelecer metas, práticas e a política de transportes

Esta etapa é fundamental para criar a cultura da empresa. Isso inclui as normas e políticas internas e o modo que ela será vista pela cadeia externa (clientes e fornecedores). Além, é claro, de padronizar produtos e os serviços oferecidos. As metas estabelecidas devem estar diretamente ligadas ao planejamento estratégico da empresa, de forma que os ativos possam ser catalisadores no alcance dos resultados organizacionais.

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3° Passo: Manter um relatório de custo atualizado

Todo e qualquer tipo de custo relacionado as frotas devem ser acompanhados de perto. Consumo de combustível, custos de manutenção, aquisição e venda de ativos, custo com pessoal, são alguns exemplos do que deve ser controlado. Como bem sabemos, os transportes representam uma parcela significativa do custo logístico de uma empresa, logo qualquer descuido pode significar grande dor de cabeça.

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4° Passo: Determinar um plano de manutenção para os veículos

Organizar com que frequência o veículo precisa passar por manutenção é essencial e pode ajudar a evitar problemas futuros. Nesse sentido, vale consultar o fabricante dos equipamentos e juntos determinar qual a periodicidade e o que deve ser feito para garantir o melhor uso dos ativos. O acompanhamento dos equipamentos permite identificar quais são os veículos que mais geram custos problemas crônicos relacionados a frota.

5° Passo: Promover treinamentos com a equipe

Imagina o que pode acontecer com nossos ativos caso eles sejam operados por profissionais sem a qualificação e o entendimento necessário? Dessa forma, os condutores, mantenedores e demais profissionais relacionados a gestão das frotas têm um papel importantíssimo para alcançar um bom resultado. A motivação da equipe também é peça fundamental. Isso porque, funcionários motivados tem “sentimento de dono”, e passam a tratar os ativos da empresa como se fossem deles.

6° Passo: Identificar oportunidades

O Controle das rotas é uma grande oportunidade de ganho. Ao utilizar um GPS, por exemplo, é possível identificar alternativas mais práticas para a realização do percurso e, assim, auxiliar os condutores. Combustíveis, óleos lubrificantes, pneus são alguns exemplos de custos recorrentes para a gestão de frotas. Ou seja, acompanhar de perto a oscilação de preços e então criar um estoque inteligente destes itens pode ser uma grande economia ao final de um período.

7° Passo: Ter um sistema próprio para gestão de frotas

Para uma gestão inteligente, existem excelentes opções no mercado que podem ajudar a integrar todas as informações da frota e ajudar a ter o controle de todo o processo. Seguindo este raciocínio…

BÔNUS: Como escolher um sistema de gestão de frotas?

A aquisição de tecnologias e software de gerenciamento permite que a empresa tenha informações relevantes sobre o desempenho de sua frota. Este software tem que possuir um banco de dados sofisticado com vários aplicativos, assim ele permitirá o registro, bem como o relatório dos principais itens que podem ajudar a melhorar a eficiência, reduzir custos da frota e permitir uma melhor tomada de decisão pelos gestores.

Decidir sobre um sistema automatizado para gerir a sua frota pode ser bem difícil, uma vez que existem inúmeras opções disponíveis no mercado. No entanto, a escolha deve ser direcionada através dos principais fatores da sua operação e das características próprias da sua frota.

Qual sistema é o melhor para o negócio?

Qualquer sistema escolhido precisa executar as funções da melhor maneira possível em termos de funcionalidade, desempenho de usabilidade. Então, antes de realizar a escolha do novo sistema, você deve considerar os seguintes critérios na hora de buscar o produto ideal:

A solução oferece facilidade de uso?
A solução possui módulos adequados para sua empresa?
Oferece plataforma de treinamento?
Possui integrações fáceis com outros sistemas, sem gerar riscos na operação?
Possibilita automações de tarefas e processos manuais?
Disponibiliza suporte pós-venda?
Ele pode ser customizado a partir de sua necessidade?
A solução pode ser acessada remotamente?

Talvez a vontade de tomar uma decisão rápida na escolha do seu sistema se torne um problema, então não devemos agir por impulso. Pesquise bastante, avalie muito bem a empresa e a solução. Procure em fóruns de consumidor, converse com amigos da mesma área e procure nas redes sociais. É muito importante que você esteja 100% confiante ao adquirir um sistema de gestão para a empresa.

Como vimos, a gestão de frotas é responsável pela administração completa dos veículos, equipamentos móveis e toda equipe de trabalhadores envolvidas nos processos. Através de um planejamento sólido e de uma execução baseada em ações previamente estabelecidas é possível criar uma gestão de frotas única, dinâmica, produtiva e acima de tudo: segura.

O gerenciamento de frotas, independentemente do tipo de frota, traz inúmeros benefícios para a empresa, que consegue ter mais controle, transparência e, o que é melhor: economia!