Processamento de pedidos

Olá logístico, tudo bem? ✌️ Seja muito bem-vindo ao nosso portal de aprendizado, discussão e carreira na área da logística! Hoje vamos falar sobre o processamento de pedidos.

O processamento de pedidos é um dos processos logísticos mais importantes para atendimento aos clientes. A operação tem papel fundamental dentro do ciclo do pedido, no qual suas atividades refletem diretamente no tempo e no custo de todo o processo.

Desse modo, vamos então entender o conceito do processamento de pedidos, sua importância, suas atividades e os fatores chaves para sucesso do processo. Boa leitura!

O que é o processamento de pedidos?

O processamento de pedidos é o conjunto de atividades necessárias para preparar, transmitir, receber, atender e acompanhar os pedidos realizados pelos clientes da empresa. O processamento de pedidos é uma etapa de grande importância dentro do ciclo do pedido, onde suas atividades refletem diretamente no tempo e no custo de todo o processo.

Logo, o grande objetivo da gestão logística é fazer com que o processamento de pedidos seja realizado no menor tempo possível, ao menor custo e sem nenhum tipo de erro. Assim como uma boa gestão, é necessária uma completa estruturação física e de sistemas eletrônicos para êxito no processo.

Além de sua importância para o setor de logística, o processamento de pedidos tem papel de protagonista na manutenção e obtenção de clientes. Isso porque, trata-se de um processo de contato e relacionamento direto com clientes e futuros clientes da empresa. Ter estratégias de comunicação eficientes e um canal apto a respostas ágeis são fatores cruciais para determinar o sucesso e prosperidade de uma organização.

Etapas do processamento de pedidos

O conceito de processamento de pedidos passa pela execução das atividades que compõem o processo. Dessa maneira, vamos agora conhecer as diferentes etapas do processamento de pedidos separadamente, e então ter um melhor entendimento de como as atividades interagem entre si até que o produto seja enviado ao cliente.

Preparação do Pedido

A preparação do pedido engloba as atividades relacionadas com a coleta das informações necessárias sobre os produtos e serviços pretendidos pelos clientes. Dentro desta etapa também é feita a requisição formal, ou a ordem de compra dos produtos.

É fundamental a clareza na comunicação nesta etapa. A empresa deve saber realmente interpretar e absorver as necessidades, desejos e vontades de seus clientes de modo a atendê-los da melhor maneira possível.

Transmissão do Pedido

A transmissão do pedido envolve a transferência dos documentos do pedido do seu ponto de origem (preparação) para aquele em que pode ser manuseado. Basicamente, trata-se da comunicação entre o setor de vendas e o setor de logística da empresa. A transmissão do pedido pode ser feita tanto eletronicamente como manualmente, variando conforme processo da empresa.

Recebimento dos Pedidos

O recebimento dos pedidos abrange as várias tarefas realizadas antes do atendimento deles, sendo elas:

1. Verificar a exatidão das informações contidas, como descrição, quantidade e preços dos itens;
2. Conferir a disponibilidade dos itens encomendados;
3. Preparar documentação de pedidos em carteira ou de cancelamento, quando necessária;
4. Verificar a situação de crédito do cliente;
5. Transcrever as informações do pedido à medida das necessidades;
6. Fazer o faturamento.

Esta sequência de atividades é indispensável para a etapa posterior do processamento de pedidos. É a partir da consolidação de todas essas informações que começam as operações físicas para expedição dos produtos até os clientes.

Atendimento dos Pedidos

O atendimento de pedidos inclui as atividades necessárias para:

• Adquirir os itens mediante retirada de estoque, produção ou compra;
• Embalar os itens para embarque;
• Programar o embarque de entregas;
• Preparar a documentação para o embarque;
• Carregamento e expedição dos produtos.

As atividades de processamento de pedidos podem ser realizadas de forma sequencial, como mostrado na figura 1, ou mesmo de forma simultânea dependendo do processo da empresa.

Acompanhamento dos pedidos

Trata-se da atividade final do processamento de pedidos. O principal objetivo desta etapa é manter o cliente informado sobre quaisquer atrasos ou entrega do pedido. Além é claro, de esclarecer quaisquer dúvidas ou questionamentos por parte dos clientes.

Por ser uma atividade de acompanhamento ela não influência no tempo do processo.

Fatores que geram atrasos no processamento de pedidos

Quanto mais ágil for o processamento de pedidos melhor serão os resultados para a empresa. Dessa maneira, destacamos alguns pontos chaves que podem ser responsáveis por gerar o atraso neste processo.

Prioridades do Processamento

Há empresas que dão prioridade à sua lista de clientes como forma de alocar recursos limitados de tempo, capacidade e trabalho. Ao agir desta maneira, elas conseguem alterar os prazos de processamento de pedidos de cliente para cliente. Pedidos de alta prioridade têm preferência no processamento, ficando os de baixa prioridade para processamento posterior.

O ideal seria que todos os pedidos pudessem ser processados igualmente, porém a realidade é diferente. A opção, ou estratégia, de priorizar alguns pedidos em relação a outros é necessário devido a limitação de recursos. Isso quer dizer que, um cliente pode realizar um pedido após outro cliente, e ter o seu atendido primeiramente.

A estratégia de priorização no processamento de pedidos varia conforme a empresa. Nesse sentido, os gestores de logística devem saber claramente os riscos aos quais estão correndo e tomar as decisões baseadas em garantir os melhores resultados para a organização.

Retrabalho no atendimento dos pedidos

Completar o ciclo do processamento do pedido sem acrescentar qualquer erro ao pedido do cliente é crucial para minimizar o tempo de processamento. A ocorrência de erros é sempre uma probabilidade, mas a companhia para a qual o tempo de processamento constituir uma preocupação importante deve dedicar especial cuidado a controlar o número de falhas.

Pedidos em Lotes

Uma prática muito comum na logística é reunir diferentes pedidos, de diferentes clientes, em um único lote com o objetivo de aproveitar um único transporte. Estes pedidos são separados e agrupados por destino próximo e através dessa prática é possível reduzir consideravelmente os custos do transporte.

O problema é que a retenção de pedidos até completar-se o tamanho ideal dos lotes certamente alongará o tempo de processamento, especialmente para os pedidos iniciais do lote.

Pedidos Parciais

Há casos em que um pedido é tão grande que não pode ser atendido imediatamente a partir dos estoques disponíveis. Uma estratégia adotada nesta situação é realizar o envio do pedido de forma parcial. Esta prática funciona com a empresa enviando a parte do pedido disponível e posteriormente, após a compra ou produção dos itens faltantes, enviar o restante.

Embora o tempo de processamento possa ser melhorado por esse parcelamento, os custos do transporte certamente terão um acréscimo pela necessidade de remeter vários pedidos de tamanho menor que o do conjunto.

Consolidação do Embarque

De maneira semelhante ao que ocorre com o pedido em lotes, existe a possibilidade de reter os pedidos, de um mesmo cliente, a fim de criar um volume econômico de embarque. Consolidar vários pedidos menores a fim de consolidar um volume maior de despacho reduz os custos do transporte. Entretanto, para que o custo de transporte venha a ser reduzido, o tempo do processamento pode ser aumentado.

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FONTE: Portogente

Ballou, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos/logística empresarial [recurso eletrônico] / Ronald H. Ballou ; tradução Raul Rubenich. – 5. ed. – Dados eletrônicos. – Porto Alegre : Bookman, 2007.,