SETOR DE COMPRAS: O que é e como funciona este setor?

Olá logístico, tudo bem? ✌️ Seja muito bem-vindo a nossa plataforma digital de aprendizado na área de logística e supply chain! Hoje vamos aprender sobre o SETOR DE COMPRAS.

O setor de compras, como o próprio nome sugere, é o departamento da empresa responsável por comprar produtos ou contratar serviços.

O setor tem como principal objetivo garantir que a empresa esteja abastecida de forma adequada, permitindo que seus processos alcancem resultados satisfatórios. Contudo, garantir a empresa abastecida é diferente de manter um elevado nível de estoque. Isso porque, manter um nível de estoque elevado aumenta os custos da empresa de forma significativa.

Em primeiro lugar, neste artigo vamos aprender sobre o setor de compras de uma empresa. Além disso, vamos conhecer as atribuições e responsabilidades deste setor bem como os seus princípios. Por fim, vamos entender as etapas do processo de compra e como podemos elevar os resultados. Boa leitura! 📰

Sumário

O que é o setor de compras?

Setor de compras 1 1024x390 - Setor de compras

O setor de compras, como o próprio nome sugere, é o departamento da empresa responsável por comprar produtos ou contratar serviços.

Os produtos comprados pelo setor podem variar desde insumos de escritório até matérias primas de alto valor agregado utilizada em processos de transformação. Dessa forma, cada empresa tem uma necessidade específica na qual o setor de compras deve atender. É uma grande responsabilidade, pois todos os itens comprados para o processo da empresa partem do setor de compras.

O competitivo cenário comercial faz com que este departamento tenham um papel cada vez mais estratégico dentro das empresas. Nesse sentido, as empresas devem alocar os seus recursos de maneira consciente de modo a controlar os custos.

Tipos de operações de compras

Investimento

Normalmente, as compras de investimento são feitas para equipamentos, mas conceitualmente incluem qualquer aquisição que seja incorporada ao patrimônio da empresa, como veículos.

Consumo

Também chamadas de compras de custeio, as compras de consumo incluem materiais e matérias-primas usadas na operação e produção, o que inclui materiais de escritório, por exemplo. O nome deriva do fato de que os produtos comprados são consumidos no processo.

Importação

Com a globalização o comércio exterior é cada vez mais intenso, o que é ótimo se cada região se concentrar em produzir o que sabe fazer melhor. Contudo, o processo pode ser complicado e exige conhecimento, estrutura e capital, pois a distância e a burocracia alfandegária podem atrasar o processo e até barrar mercadorias.

Quais as atribuições e responsabilidades do setor de compras?

Como vimos até aqui, o setor de compras tem uma grande responsabilidade e um papel estratégico dentro das empresas. Dessa maneira, agora vamos entender algumas de suas atribuições e responsabilidades.

Seleção e cadastro dos fornecedores

Os fornecedores são os responsáveis por entregar todos os itens necessários para o processo da empresa. Dessa forma, o setor de compras deve fazer uma seleção considerando a qualidade dos produtos, confiabilidade, preço e atendimento.

Recebimento e avaliação dos pedidos de compras

As diferentes áreas do negócio vão repassar ao setor de compra as suas necessidades específicas. Cabe ao setor de compras avaliar se os pedidos de fato estão dentro do escopo e a real necessidade de aquisição do item solicitado.

Realização de cotações e orçamentos

Constantemente o setor de compras deve fazer cotações junto a diferentes fornecedores com o objetivo de aumentar as possibilidades de bons negócios. Além disso, é responsabilidade do setor criar um orçamento para cada área da empresa com objetivo de controlar os gastos.

Controlar o orçamento

Assim como o setor de compras controla a solicitação de pedidos por parte das áreas, ele deve controlar também o orçamento. Isso é necessário para que a empresa não gaste mais do que o orçamento.

Desenvolvimento de política de compras

O processo de compra deve ter regras e diretrizes estabelecidas pela empresa. Por ser uma área que atua diretamente com o caixa da empresa, as movimentações financeiras tem que seguir um protocolo previamente definido. Além disso, é necessário estabelecer os responsáveis e fluxos de aprovação de ordens de compras.

Negociação com fornecedores

Além de cotações o setor de compras também pode negociar junto aos fornecedores as condições como preço, formas de pagamento e prazos de entrega. Esta etapa é fundamental, pois é ele que vai mostrar qual fornecedor tem o melhor nível de serviço ao cliente.

Emissão de ordens de compra

Após o recebimento, avaliação dos pedidos e seleção do fornecedor o setor de compras faz a emissão das ordens de compra. Em geral, após a emissão da ordem de compra é necessário a aprovação desta ordem por parte da gestão da empresa.

Gestão do estoque

É muito importante que o setor de compras faça a gestão do estoque de itens estratégicos para o processo da empresa. Dessa maneira, quando o nível de estoque de determinado item atingir um valor mais baixo o setor de compras já realiza uma nova compra para abastecer a empresa. Além disso, é necessário tratar os itens obsoletos em estoque.

Organização de documentos fiscais

Todo o processo de compra gera documentos fiscais que precisam ser arquivados e repassados ao setor de contabilidade da empresa. Essa organização e controla auxilia bastante a empresa a fazer os balanços financeiros de maneira adequada.

Controle das entregas

Após as ordens de compra aprovadas pela gestão da empresa é necessário acompanhar junto aos fornecedores a entrega dos itens, garantindo o cumprimento do prazo e das condições acordadas na etapa de negociação.

Princípios do setor de compras

Para garantir a melhor negociação possível para a empresa, o setor de compras deve identificar as propostas baseados nos seguintes princípios:

Qualidade

O produto/serviço deve ter a qualidade adequada conforme a necessidade do processo. Os requisitos para identificar esse traço devem ser predefinidos de acordo com as expectativas da compra.

Nesse sentido, caso a qualidade não alcance o esperado, a operação pode ser prejudicada com atrasos, retrabalho, sucateamento, desperdício e danos ao equipamento, além de baixar a qualidade dos resultados.

Quantidade

O setor de compras precisa abastecer a empresa com insumos necessários para o seu funcionamento com o nível de estoque adequado. Dessa maneira, a falta de materiais, equipamentos ou serviços necessários para a continuidade do trabalho pode provocar atrasos na operação e nas entregas dos produtos aos clientes.

Local

Garantir que a entrega seja efetuada no local adequado otimiza o tempo e a preparação dos trabalhadores. O departamento de compras pode ser o responsável por várias unidades da empresa, por este motivo é importante monitor o local das entregas.

A entrega em local incorreto também pode influenciar nos prazos e gastos financeiros, já que causa atrasos e retrabalho.

Prazo

Nem sempre o fornecedor com o melhor preço será o que vai entregar de forma mais ágil. É preciso gerenciar as necessidades e alcançar a máxima previsibilidade em cada compra realizada. Os prazos não atendidos dentro da expectativa podem gerar prejuízos enormes para toda a empresa.

Preço

O preço certo depende de uma série de fatores como o prazo, a qualidade e a quantidade. Graças a essa combinação, o menor preço nem sempre é a melhor opção. Então entregar o preço certo para garantir os objetivos da empresa é um grande desafio que o setor de compras deve abraçar.

Dessa maneira, preços inadequados podem refletir no custo dos produtos ou serviços da empresa prejudicando a saúde financeira do negócio.

Quais as etapas do processo de compra?

Para garantir a eficiência no seu ciclo de compras, é importante definir algumas etapas, tais como:

Identificar a demanda

Os responsáveis por essa etapa devem fazer um mapeamento de todas as necessidades da empresa. Além disso, devem levantar quais são as especificações exigidas para cada produto necessário. Dessa forma, é possível garantir que todas as compras realizadas estejam de acordo com as demandas da empresa.

Requisição de compra

A requisição de compra é o processo em que o setor de compras recebe uma notificação sobre a necessidade de um determinado produto ou serviço. Nesse sentido, é essencial definir um padrão para a solicitação de compra. Dessa forma, todos as áreas da empresa trabalham da mesma maneira, quando houver a necessidade de algum produto ou serviço.

Cotação das propostas

Essa etapa ocorre após o recebimento da requisição de compra de algum departamento da empresa. Nela, o setor de compras deve fazer a cotação do produto ou serviço no mercado. Dessa maneira, os responsáveis devem elaborar um documento em que constem todos os dados da aquisição — como quantidade, qualidade, material etc. — e enviar para diferentes fornecedores.

Pedido de compra

Após escolher a melhor oferta feita pelos fornecedores o setor de compras faz a emissão do pedido de compra. Nessa etapa, é importante conhecer alguns aspectos como:

Orçamento disponível;
Nível de prioridade da aquisição;
Aprovação do pedido;
Fornecedor adequado.

Assinar o contrato

Após aprovação do pedido de compra é necessário elaborar o contrato de compra e venda. O contrato é um instrumento que serve de garantia tanto para a sua empresa quanto para o fornecedor. Nele, devem constar informações como:

Especificação do produto ou serviço;
Preço e condições de pagamento;
Prazo de entrega ou de fornecimento do serviço;
Outros aspectos relevantes para a negociação.

Recebimento da mercadoria

Nessa etapa, o fornecedor envia os produtos ou realiza os serviços contratados. O setor de compras deve certificar que os produtos recebidos é exatamente conforme o contrato.

Em caso de divergência quanto aos produtos recebidos o setor de compras deve entrar em contato com o fornecedor para resolver o problema. Em conclusão, é imprescindível ter um contrato bem redigido e assinado para garantir a concordância e a autenticidade das informações.

Faturamento das notas

Após a etapa do recebimento de mercadorias o setor de compras deve prosseguir com a aprovação do pagamento. Assim sendo, é importante analisar os dados presentes no pedido de compra, na fatura e na declaração de recebimento.

Se não houver nenhuma divergência, o pagamento deve ser aprovado. Caso contrário, os responsáveis pelo setor devem buscar formas de solucionar qualquer problema. Para isso, é imprescindível considerar os termos definidos no contrato.

Como elevar os resultados do setor de compras?

Decerto que uma gestão estruturada e uma equipe qualificada são dois itens fundamentais para alcançar resultados significativos para o setor de compras. Entretanto, um caminho para elevar os resultados do setor de uma forma específica é fazer a gestão por meio de indicadores de desempenho.

Nesse sentido, é muito importante definir os indicadores de desempenho para o setor de compras. A seguir, vamos apresentar os principais indicadores para o setor:

Lead Time

O indicador de desempenho lead time mostra é o tempo total que uma mercadoria leva para ser entregue ao consumidor final, considerando o tempo decorrido desde o momento em que um cliente faz um pedido até o recebimento do produto.

Cálculo do indicador:

Lead time = data de recebimento do produto – data do pedido.

Dessa forma, o ideal é que o seu resultado seja o mais baixo possível. Por este motivo é necessário selecionar os fornecedores que de fato vão conseguir atender os prazos solicitados pela empresa.

OTIF

O indicador de desempenho OTIF ou “on time, in full”, que traduzido significa “No tempo, por completo”, mede o desempenho das entregas dos produtos. Em outras palavras, o OTIF mede a satisfação do cliente em relação a sua experiência de compra com a empresa. Assim sendo, através dos resultados do indicador OTIF é possível saber se o fornecedor está entregando os produtos dentro do prazo e com as especificações corretas.

Cálculo do indicador:

OTIF = On time x In Full

On time – Mede o êxito da empresa em relação aos prazos. Caso a empresa realize 92% das entregas dentro do prazo, o resultado referente a esta variável é de 0,92.
In Full – Mede o êxito da empresa em relação a qualidade (especificações) das entregas. Caso a empresa realize 97% das entregas dentro das especificações, o resultado referente a esta variável é de 0,97.

Dessa forma, é possível identificar quais são os fornecedores mais adequados para o seu negócio. Por isso, é muito importante fazer o acompanhamento desse indicador no setor de compras da sua empresa.

Taxa de devolução

A devolução de mercadoria é o processo de retorno do produto ao ponto de origem. Este indicador tem por objetivo controlar o número de produtos entregues pelos fornecedores que não atenderam os padrões de qualidade ou que não cumpriram os requisitos acordados.

Cálculo do indicador:

Taxa de devolução = (total de produtos devolvidos ÷ total de produtos adquiridos no período) x 100.

Quanto menor o resultado deste indicador melhor será a performance dos fornecedores. Do contrário, é importante rever as parcerias e até mesmo alguns processos realizados no departamento de compras da sua empresa.

Giro de estoque

O giro de estoque, também conhecido como rotatividade de estoque, é um indicador logístico que mostra a quantidade de vezes que o estoque é reposto em um determinado período. Em outras palavras, é a medida que avalia se existe o equilíbrio entra as vendas realizadas e a compra de produtos.

Cálculo do indicador: