FLUXOGRAMA: Conceito, história, tipos, utilização e como fazer!

Olá logístico, tudo bem? ✌️ Seja muito bem-vindo a nossa plataforma digital de aprendizado na área de logística e supply chain! Hoje vamos aprender sobre o FLUXOGRAMA!

Um fluxograma é um diagrama que representa visualmente o fluxo de um processo ou trabalho. Sua aplicação tem por objetivo estudar e melhorar processos em áreas como engenharia, negócios, programação e gestão de projetos. Através de símbolos geométricos simples, o fluxograma facilita a compreensão das etapas e decisões de um processo. As setas conectam esses símbolos, ilustrando a sequência lógica das ações.

Em primeiro lugar, neste artigo vamos aprender o conceito e pra que serve o Fluxograma. Além disso, vamos conhecer os componentes e um método passo a passo para elaborar a ferramenta. Por fim, vamos entender quais os benefícios podemos obter com a utilização da ferramenta. Boa leitura! 📰

Sumário

O que é um fluxograma?

Essa ferramenta é muito versátil. Ela pode ilustrar processos simples ou complexos, e ajuda os envolvidos a entender o que acontece em cada fase de forma clara. Com o uso do fluxograma, é possível identificar pontos críticos ou áreas para melhoria contínua. Por isso, fluxogramas estão presentes tanto na tomada de decisões quanto no mapeamento de atividades industriais, algoritmos e fluxos de trabalho.

Além de ser prática, a elaboração de um fluxograma pode ser feita de forma manual ou com o uso de softwares especializados. A simplicidade e eficiência do fluxograma o tornam essencial para documentar e otimizar processos. Assim, promove organização e racionalização das tarefas, fatores chave para melhorar qualquer fluxo de trabalho.

História do Fluxograma

A história do fluxograma começou em 1921, quando os engenheiros industriais Frank e Lillian Gilbreth apresentaram o primeiro “gráfico de fluxo de processos” à Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME). Nesse sentido, esse diagrama vertical foi pioneiro na visualização de processos e serviu como base para futuras padronizações. Nos anos seguintes, o conceito se expandiu, e os fluxogramas começaram a ser aplicados em diversas indústrias, facilitando o planejamento e a análise de eficiência nas operações.

Durante a década de 1940, o uso dos fluxogramas se popularizou ainda mais graças a Allan H. Morgensen, que aprimorou as técnicas dos Gilbreth e as ensinou em palestras. Seus alunos, Art Spinanger e Ben S. Graham, contribuíram para difundir a metodologia em grandes empresas, como Procter & Gamble e Standard Register Industrial. Dessa forma, em 1947, a ASME padronizou os símbolos usados nos fluxogramas, estabelecendo uma linguagem comum para processos industriais e outros setores.

Além de seu impacto na engenharia e indústria, o fluxograma também influenciou o campo da qualidade de produção. O renomado japonês Kaoru Ishikawa adotou essa ferramenta em suas práticas de controle de qualidade, consolidando os fluxogramas como uma das principais metodologias para melhorar processos e garantir a eficiência nas organizações. Desde então, eles se tornaram indispensáveis em diversas áreas, incluindo tecnologia e gestão.

Para que serve um fluxograma?

O fluxograma é uma ferramenta visual que mapeia processos de forma clara e objetiva, sendo amplamente utilizado em diversos setores. Ele facilita a compreensão de fluxos de trabalho e ajuda a identificar etapas, decisões e possíveis gargalos. A seguir, veja algumas das principais utilidades do fluxograma:

Planejamento e Documentação de Processos: O fluxograma é útil para projetar e documentar um novo processo. Ele ajuda a visualizar todas as etapas sequenciais de forma clara, garantindo que o fluxo de trabalho seja compreendido por todos os envolvidos. Isso facilita o planejamento e a implementação de atividades em diferentes setores.
Estudo e Melhoria de Processos: As empresas utilizam fluxogramas para analisar e entender processos complexos. Ao mapear ações e eventos, é possível identificar gargalos e otimizar o fluxo para melhorar a eficiência. O fluxograma permite ajustar procedimentos para atingir metas de forma mais eficaz.
Comunicação Eficaz: O fluxograma substitui reuniões longas e desnecessárias, transmitindo informações de forma visual e simples. Ele facilita a comunicação interna, tornando mais fácil para as equipes entenderem os processos e tomarem decisões rápidas. Essa ferramenta melhora a fluidez da comunicação dentro das empresas.

Símbolos do Fluxograma

Os fluxogramas utilizam uma variedade de símbolos padronizados para representar ações e etapas de um processo. Esses símbolos facilitam a leitura e compreensão do fluxo de trabalho, garantindo que qualquer pessoa entenda as etapas envolvidas. Abaixo, estão os principais símbolos usados em fluxogramas e seus significados.

Oval: Representa o início ou o fim de um processo. Ele marca o ponto de partida ou conclusão do fluxograma.
Retângulo: Indica uma ação ou tarefa dentro do processo, mostrando o que está sendo feito.
Diamante: Denota uma decisão que alguém precisa tomar, levando o fluxo por diferentes caminhos dependendo do resultado.
Paralelogramo: Simboliza entradas e saídas de dados, como informações que entram ou saem do sistema.
Seta: Mostra a direção do fluxo do processo, conectando as etapas e indicando o caminho a ser seguido.

Além desses, símbolos como o comentário (representado por uma chave) e o processo pré-definido (um retângulo com bordas duplas) aparecem em situações mais específicas. Esses elementos padronizados garantem uma compreensão uniforme dos fluxogramas, facilitando a comunicação e otimização de processos em diversos contextos.

Tipos de fluxograma

Os fluxogramas são ferramentas visuais amplamente usadas para representar processos e fluxos de trabalho. Dessa maneira, existem diversos tipos de fluxogramas, e cada um serve a um propósito específico, dependendo da necessidade de detalhamento. Em seguida, estão cinco dos principais tipos de fluxogramas:

1. Fluxograma de Processo

O fluxograma de processo é o mais comum. Sendo assim, ele mapeia as etapas de um processo de forma sequencial, ajudando a visualizar como as atividades se alinham para alcançar um resultado final. Usá-lo facilita a melhoria contínua de processos que têm início, meio e fim bem definidos.

2. Fluxograma de Decisão

Esse fluxograma representa escolhas e suas possíveis consequências. Geralmente, as opções são “sim” e “não”, o que direciona a próxima etapa. Por isso, ele é ideal para decisões complexas e garante clareza no processo de escolha.

3. **Fluxograma de Trabalho (Workflow)**

Diferente do fluxograma de processo, o fluxograma de trabalho mapeia operações considerando barreiras, aprovações e mudanças que podem surgir. Ele orienta o andamento do projeto, mostrando como proceder em diferentes etapas.

4. Fluxograma de Dados

O fluxograma de dados descreve o fluxo de informações entre diferentes pontos de um sistema ou processo. Dessa forma, este tipo de fluxograma é muito importante pois torna o caminho dos dados e seu processamento de forma mais clara.

5. Fluxograma Funcional

Este fluxograma destaca a sequência de atividades entre áreas ou departamentos. Ele identifica como as responsabilidades se distribuem e como o processo flui entre setores, ajudando a detectar gargalos e melhorar a eficiência.

Certamente que, com esses tipos de fluxogramas, é possível escolher a abordagem mais adequada para representar qualquer processo de forma clara e eficaz. Além disso, usar transições entre etapas melhora a compreensão e facilita a análise do fluxo.

Benefícios de criar um fluxograma

O uso de fluxogramas oferece várias vantagens tanto para empresas quanto para indivíduos ao representar visualmente processos complexos. Sendo assim, a seguir estão cinco dos principais benefícios de criar um fluxograma:

1. Clareza Visual

Um dos maiores benefícios é a clareza que o fluxograma proporciona. Ele simplifica operações complexas e facilita a visualização de cada etapa envolvida. Dessa forma, todos conseguem entender rapidamente o que precisa ser feito e em que ordem.

2. Melhora na Comunicação

Além disso, fluxogramas melhoram a comunicação entre as equipes. Ao utilizar símbolos padronizados, eles eliminam ambiguidades, tornando mais fácil compartilhar informações e discutir processos em reuniões ou apresentações. Assim, todos os envolvidos ficam alinhados.

3. Documentação Eficiente

Outro benefício importante é a eficiência na documentação. Fluxogramas registram processos de forma organizada e padronizada, o que ajuda a garantir que cada pessoa entenda suas responsabilidades. Isso, por sua vez, facilita a execução correta das atividades e o acompanhamento do progresso.

4. Identificação de Gargalos

Com um fluxograma, é possível identificar rapidamente gargalos e áreas problemáticas. Dessa maneira, ao visualizar todo o fluxo de trabalho, fica mais fácil antecipar possíveis problemas e agir de maneira preventiva para evitar impactos negativos.

5. Facilidade para Melhorias Contínuas

Por fim, fluxogramas oferecem uma visão clara de todo o processo, o que facilita a implementação de melhorias. Como todas as etapas são mapeadas, é mais simples identificar oportunidades de otimização e, assim, aumentar a eficiência das operações.

Em resumo, fluxogramas tornam os processos mais claros, melhoram a comunicação e possibilitam a otimização contínua das atividades.

Como criar um fluxograma?

Criar um fluxograma é uma maneira eficaz de visualizar processos. Dessa maneira, seguindo esses passos simples, você poderá construir um fluxograma claro e útil para organizar suas ideias ou processos.

1. Defina o objetivo do fluxograma

Primeiramente, antes de começar, tenha clareza sobre o que você deseja alcançar com o fluxograma. Pergunte-se: qual processo você quer mapear? Definir o objetivo evita que o diagrama fique confuso ou abarque informações desnecessárias. Além disso, manter o foco em um processo específico facilita o entendimento.

2. Escolha um modelo

Em seguida, para economizar tempo e garantir que você está utilizando símbolos padrão, comece com um modelo editável. Dessa forma, você pode usar ferramentas online ou softwares, que oferecem bibliotecas de modelos de fluxogramas. Isso torna o processo mais rápido e organizado.

3. Identifique e adicione as formas adequadas

Com o objetivo definido, adicione as formas correspondentes aos diferentes componentes do processo. Use símbolos padrões, como retângulos para processos e losangos para decisões. Assim, o fluxo visual será claro e de fácil compreensão.

4. Conecte as formas com linhas e setas

Logo após, insira as formas e conecte-as com linhas e setas para mostrar o fluxo de trabalho. As setas indicam a sequência das etapas, garantindo que o processo seja fácil de seguir. Portanto, verifique se todas as conexões fazem sentido.

5. Colabore e revise

Se o fluxograma envolver outras pessoas, não se esqueça de compartilhá-lo para receber feedback. A colaboração é essencial para garantir que o diagrama represente o processo corretamente. Por fim, revise o fluxograma com todos os envolvidos para garantir que ele esteja claro e completo.

Questões

Quadrix – CREF 19 – Agente de Orientação e Fiscalização – 2024

Em um fluxograma, um processo ou uma ação em si são representados pelo símbolo a seguir.

3262931 20240506121528000000 0 - Fluxograma

C) Certo
E) Errado

FUNDATEC – IFSC – Assistente em Administração – 2024

Os fluxogramas são amplamente utilizados nas organizações para representar visualmente os processos. Sendo assim, assinale a alternativa correta a respeito dos fluxogramas.

A) Um dos desafios na utilização de fluxogramas é garantir que todos os envolvidos no processo compreendam e utilizem a mesma notação e simbologia, o que pode ser superado através da padronização e de treinamento.
B) A criação de fluxogramas é um processo simples e intuitivo que não requer a participação de especialistas ou o uso de ferramentas específicas.
C) Fluxogramas são limitados a processos lineares e não podem ser aplicados a processos complexos com múltiplas interdependências e retroalimentações.
D) A atualização constante de fluxogramas é desnecessária, pois os processos organizacionais sofrem poucas alterações significativas ao longo do tempo.
E) Fluxogramas são úteis para documentar processos existentes, mas não contribuem para a identificação de melhorias ou inovações.

IGEDUC – Câmara de Araripina – Oficial Legislativo – 2024

Os símbolos em fluxogramas desempenham um papel crucial na representação visual detalhada de um processo ou sistema. Cada símbolo é projetado para representar uma etapa específica do processo, como início, fim, decisões, operações e conexões entre diferentes partes do fluxo. Essa padronização dos símbolos não apenas facilita a compreensão visual das atividades envolvidas, mas também permite uma análise detalhada e sistemática do fluxo de trabalho.