FOLHA DE VERIFICAÇÃO: Conceito, como fazer e exemplos!

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A folha de verificação, também conhecida como lista de verificação ou checklist, é uma ferramenta de gestão de qualidade usada para coletar dados de maneira organizada e sistemática. Sua estrutura contem itens, devidamente formatados, para verificação, inspeção e revisão por parte do usuário. Dessa forma, o objetivo é garantir que todas as etapas de um processo ou tarefa estejam em conformidade com o planejamento.

Em primeiro lugar, neste artigo vamos aprender o conceito de folha de verificação e sua história. Além disso, vamos conhecer os elementos básicos da ferramenta e quando utilizar. Por fim, vamos entender como fazer uma folha de verificação, exemplo e benefícios. Boa leitura! 📰

Sumário

O que é a folha de verificação?

Folha de verificacao 1024x390 - Folha de verificação

A origem do uso das folhas de verificação está intimamente ligada ao desenvolvimento das práticas de controle de qualidade no início do século XX. Durante a Revolução Industrial, o aumento da produção em massa destacou a necessidade de métodos sistemáticos para garantir a qualidade dos produtos. As primeiras formas de controle de qualidade eram bastante rudimentares e focadas principalmente na inspeção final dos produtos.

Na década de 1920, Walter A. Shewhart, introduziu os conceitos de controle estatístico de qualidade (SQC). Nesse sentido, ele desenvolveu gráficos de controle e outras ferramentas estatísticas que ajudaram a sistematizar a coleta e a análise de dados de qualidade.

Posteriormente, nos anos 1950, Kaoru Ishikawa, um proeminente teórico japonês de qualidade, popularizou o uso das “Sete Ferramentas da Qualidade” para o controle de processos. Ao passo que, entre essas ferramentas, a folha de verificação foi destacada como uma das mais simples e eficazes para a coleta de dados e identificação de problemas.

Hoje, as folhas de verificação são uma ferramenta padrão em qualquer sistema de gestão de qualidade, usadas para garantir a consistência, eficiência e conformidade em processos variados. Sua simplicidade e eficácia continuam a fazer delas uma escolha popular para a coleta de dados e controle de qualidade.

Para que serve a folha de verificação?

A folha de verificação tem como objetivo realizar a coleta estruturada de dados, facilitando a identificação de padrões, tendências e variações nos processos. Além disso, a ferramenta tem a função de monitoramento e controle dos processos, assegurando o cumprimento de todas as etapas conforme o padrão estabelecido.

A folha de verificação tem aplicação em diversos contextos, tais como:

Industria: ela é fundamental para monitorar a qualidade dos produtos ao longo das linhas de produção, registrando defeitos e falhas.
Serviços: a ferramenta é útil para monitorar a adesão a protocolos médicos, a administração de medicamentos e a higienização em saúde. Além disso, garantir padrões de serviço, limpeza e segurança na hotelaria e turismo.
Educação: instituições de ensino a utilizam para monitorar a execução de planos de aula, a avaliação de desempenho dos alunos e a conformidade com currículos estabelecidos. Do mesmo modo, garantir a cobertura de todos os módulos de treinamento em programas educativos.

Em suma, a folha de verificação é uma ferramenta versátil e eficaz para assegurar a qualidade e a conformidade em diversos contextos. O seu uso proporciona uma abordagem sistemática para a coleta de dados, o monitoramento de processos e a documentação de atividades.

Quais são os elementos básicos de uma folha de verificação?

Uma folha de verificação é uma ferramenta organizada e estruturada para coleta de dados, monitoramento de processos e verificação de conformidade. Desse modo, a estrutura básica de uma folha de verificação inclui vários componentes essenciais que garantem sua eficácia e utilidade.

Componentes Essenciais

Cabeçalho:
- Título da Folha de Verificação: Identificação clara da folha de verificação, indicando seu propósito específico.
- Data: Data do preenchimento da folha de verificação. Dessa forma, a informação ajudar no processo de rastreamento dos dados.
- Nome do Verificador: Nome da pessoa responsável pela verificação. Facilita a rastreabilidade e a responsabilidade pelo processo.
Itens de verificação:
- Descrição dos Itens: Lista dos itens, atividades ou aspectos que precisam ser verificados. Sendo assim, é necessário que a descrição do item esteja de forma clara e objetiva.
- Critérios de Verificação: Especificações ou padrões contra os quais cada item será verificado. Nesse sentido, pode incluir normas de qualidade, especificações técnicas, ou procedimentos operacionais padrão.
Espaço para Registro dos Resultados:
- Colunas de Verificação: Colunas onde o verificador pode marcar se o item está conforme (por exemplo, com um “sim” ou “não”, ou utilizando símbolos como ✓ e ✗). Em alguns casos, pode haver espaço para registrar medições ou observações adicionais.
- Comentários/Observações: Espaço destinado para anotações adicionais, como observações sobre problemas encontrados, ações corretivas necessárias, ou qualquer outra informação relevante que não se enquadre nas colunas de verificação.
Conclusão e Assinaturas:
- Resultado da Verificação: Um campo onde se pode resumir o resultado geral da verificação (por exemplo, “Aprovado”, “Reprovado” ou “Pendências Encontradas”).
- Assinatura do Verificador: Assinatura da pessoa que realizou a verificação, confirmando que os dados registrados são precisos e completos.
- Assinatura do Supervisor/Responsável: Em alguns casos, pode haver um campo para a assinatura de um supervisor ou responsável, validando a verificação realizada.

Exemplo de Estrutura de Folha de Verificação

Título: Folha de Verificação de Qualidade de Produtos

Data: 28/05/2024

Nome do Verificador: João Silva

Item	Critérios de Verificação	Conforme (✓/✗)	Comentários/Observações
Produto A	Dimensões corretas (10×10 cm)	✓	Dimensão dentro do esperado
Produto B	Peso adequado (500g ± 10g)	✗	Peso abaixo do esperado (480g)
Produto C	Embalagem sem danos visíveis	✓	Embalagem em perfeito estado
Produto D	Funcionamento adequado	✓	Operação normal

Resultado da Verificação: Pendências Encontradas

Assinatura do Verificador: João Silva

Assinatura do Supervisor: Maria Oliveira

Essa estrutura básica pode ser adaptada conforme as necessidades específicas do processo ou da organização, mas os componentes essenciais como data, itens a serem verificados, critérios de verificação, espaço para registro dos resultados e assinaturas são fundamentais para garantir a eficácia e a rastreabilidade da folha de verificação.

Quando usar uma folha de verificação?

Uma folha de verificação, ou checklist, é uma ferramenta simples e eficaz usada em diversas áreas para garantir a consistência e a completude na execução de tarefas. Dessa maneira, ela é especialmente útil nas seguintes situações:

Controle de Qualidade

A folha de verificação é essencial em inspeções de produtos e processos de manufatura. Nesse sentido, durante a inspeção de produtos, ela assegura que os itens atendam aos padrões de qualidade estabelecidos, verificando características específicas e identificando possíveis defeitos. Além disso, nos processos de manufatura, garante a execução de cada etapa corretamente, promovendo consistência e conformidade, resultando em produtos de alta qualidade e minimizando retrabalhos e desperdícios.

Gestão de Projetos

Na gestão de projetos, a folha de verificação é crucial para o planejamento de tarefas e o monitoramento de progressos. Sendo assim, durante o planejamento, ela assegura a organização e distribuição das tarefas necessárias. Ao mesmo tempo, na etapa de monitoramento a ferramenta auxilia o controle da execução, garantindo o cumprimento das ações dentro do cronograma estabelecido.

Segurança e Manutenção

Na segurança e manutenção, a folha de verificação é fundamental para inspeções de segurança e manutenção de equipamentos. Dessa forma, a ferramenta garante a verificação de todos os itens de segurança, promovendo um ambiente seguro para os trabalhadores. Além disso, a folha de verificação integra todas as etapas necessárias para realização da manutenção de máquinas e equipamentos. Como resultado, previne falhas e prolonga a vida útil dos equipamentos.

Processos Administrativos

Nos processos administrativos, a folha de verificação é essencial para auditorias e processos de aprovação. Durante as auditorias, assegura que todos os aspectos sejam cobertos, garantindo conformidade e precisão das informações. Nos processos de aprovação, garante a inclusão de todos os documentos necessários, facilitando a verificação e aprovação.

Quais as vantagens da folha de verificação?

A folha de verificação, ou checklist, oferece uma série de benefícios e melhorias em diversos contextos. Assim sendo, abaixo estão algumas das principais vantagens práticas proporcionadas por essa ferramenta:

Redução de Erros – Minimiza a possibilidade de esquecer etapas importantes ou cometer erros durante a execução de tarefas, reduzindo significativamente a ocorrência de falhas.
Consistência e Padrão – Assegura a realização de tarefas de forma padronizada, promovendo uniformidade e consistência.
Documentação e Registro – Oferece documentação e registro detalhado de uma tarefa, sendo extremamente útil para auditorias e revisões posteriores.
Aumento de Produtividade – Contribui para o aumento de produtividade ao ajudar a manter o foco nas tarefas, o que resulta em maior eficiência e economia de tempo.
Facilita Treinamento – Facilita o treinamento ao servir como guia para novos funcionários ou para a realização de tarefas complexas.
Melhoria da Segurança – Contribui para a melhoria da segurança ao garantir o cumprimento de todos os itens de segurança, prevenindo acidentes.
Aumento da Confiança – O uso da checklist aumenta a confiança dos profissionais ao proporcionar uma sensação de segurança sobre a completude e precisão de suas tarefas.

Como fazer uma folha de verificação?

Desenvolver uma folha de verificação eficaz requer atenção aos detalhes e uma compreensão clara das tarefas ou processos que serão verificados. Dessa forma, aqui está um passo a passo detalhado para criar sua própria folha de verificação:

1. Identifique os itens a serem verificados:

Liste todas as etapas, itens ou critérios necessários de verificação durante o processo.

2. Determine a ordem das verificações:

Estabeleça uma sequência lógica para as verificações, garantindo a verificação de todos os itens.

3. Escolha o formato da folha de verificação:

Determine se sua folha de verificação será digital ou em papel. Nesse sentido, considere a praticidade e a acessibilidade para quem a utilizará.

4. Crie categorias ou seções:

Agrupe os itens relacionados em categorias ou seções para facilitar a navegação e a compreensão.

5. Desenvolva um layout claro:

Organize os itens de forma clara e concisa, utilizando espaços adequados entre cada item e evitando a desordem visual.

6. Inclua campos para marcação:

Adicione caixas de seleção, campos de preenchimento ou outras formas de marcação para indicar o status de cada item (concluído, pendente, não aplicável, etc.).

7. Adicione instruções claras:

Forneça instruções simples e diretas sobre como usar a folha de verificação, incluindo quem deve preenchê-la, quando e como.

8. Teste a folha de verificação:

Antes de implementá-la oficialmente, teste a folha de verificação em situações reais para garantir que todos os itens sejam relevantes e compreensíveis.

9. Revise e ajuste conforme necessário:

Esteja aberto a feedback e faça ajustes na folha de verificação conforme necessário para garantir sua eficácia contínua.

QUESTÕES

– Assinale a opção que indica a ferramenta de gestão de qualidade que, inspirada nos fundamentos do controle estatístico, utiliza gráficos para mensurar as variabilidades do processo produtivo, estabelecendo limites toleráveis de defeitos.

Carta Controle.
Diagrama de Ishikawa.
Folha de Verificação.
Ciclo PDCA.
Fluxograma.

CESPE/CEBRASPE – ANAC – Especialista em Regulação de Aviação Civil – Área 3 – 2024 – As folhas de verificação permitem detectar, de forma mais fácil, variações ou anomalias nos dados de processos controlados, o que pode indicar a presença de problemas ou oportunidades de melhoria.

Certo
Errado

FGV – Câmara de São Paulo – Consultor Técnico Legislativo – Administrador – 2024 – As ferramentas da qualidade são instrumentos empregados para reconhecer, delimitar, mensurar, analisar e fornecer soluções para problemas identificados nos processos organizacionais e que visam a estabelecer melhorias na qualidade desses processos. Assinale a opção que apresenta ferramentas da qualidade.