5W2H: Conceito, origem, importância, aplicação e benefícios!

Olá logístico, tudo bem? ✌️ Seja muito bem-vindo a nossa plataforma digital de aprendizado na área de logística e supply chain! Hoje vamos aprender sobre o 5W2H!

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5W2H é uma ferramenta de gestão frequentemente usada no ambiente empresarial para planejamento e resolução de problemas. Ela consiste em sete perguntas que ajudam a estruturar e entender um plano de ação ou projeto.

Através do uso da ferramenta é possível desdobrar um plano ou tarefa de maneira sistemática, garantindo abrangência em todos aspectos. Nesse sentido, ela fornece um método claro para comunicar objetivos, responsabilidades e prazos, contribuindo para o sucesso de iniciativas em vários contextos organizacionais.

Em primeiro lugar, neste artigo vamos aprender o conceito de 5W2H, sua origem e importância. Além disso, vamos conhecer a aplicação da ferramenta e seus benefícios. Por fim, vamos entender o uso da ferramenta com um exemplo de aplicação e treinar o conteúdo com questões. Boa leitura! 📰

Sumário

O que é 5W2H?

What (O que): Qual é a tarefa ou objetivo?
Why (Por que): Por que essa tarefa ou objetivo é importante?
Where (Onde): Onde será realizado o trabalho ou implementado o plano?
When (Quando): Quando cada etapa ou ação será realizada? Qual é o prazo?
Who (Quem): Quem será responsável por cada parte do plano ou tarefa?
How (Como): Como a tarefa será realizada ou o objetivo alcançado?
How much (Quanto): Quanto custará para implementar o plano?

Através desta sequência de perguntas todos envolvidos compreende o que precisa fazer para alcançar os objetivos. Dessa maneira, isso ajuda a evitar mal-entendidos e a garantir que todos estejam na mesma página em relação aos objetivos e às ações necessárias para alcançá-los.

Qual a origem do 5W2H?

A origem exata da ferramenta 5W2H não é totalmente clara. Entretanto, a ferramenta tem uma ligação associada ao sistema de produção conhecido como Toyota Production System (TPS) ou Lean Manufacturing. O 5W2H surgiu como uma solução para garantir a clareza e a eficácia na comunicação e execução de tarefas em ambientes de produção altamente eficientes.

Dessa maneira, através do uso da ferramenta é possível desdobrar um plano ou tarefa de maneira sistemática, garantindo abrangência em todos aspectos. Ela fornece um método claro para comunicar objetivos, responsabilidades e prazos, contribuindo para o sucesso de iniciativas em vários contextos organizacionais.

Qual a importância do 5W2H?

O 5W2H é importante por várias razões:

Clareza e direção: Ele proporciona clareza sobre o que precisa ser feito, por que é importante, quem é responsável, quando será feito, onde será feito, como será feito e quanto custará.
Compreensão compartilhada: Ajuda a garantir que todas as partes envolvidas compreendam os objetivos, as ações necessárias e as responsabilidades associadas.
Evita mal-entendidos: Ao detalhar todas as informações relevantes, o 5W2H reduz a probabilidade de mal-entendidos ou interpretações equivocadas sobre o plano ou tarefa.
Gerenciamento de projetos eficiente: Facilita o planejamento, execução e controle de projetos, fornecendo um guia claro para alcançar os objetivos dentro dos prazos e orçamentos estabelecidos.
Responsabilização: Atribui responsabilidades específicas a indivíduos ou equipes, o que facilita a prestação de contas e a monitorização do progresso.
Facilidade de implementação: Por ser uma ferramenta simples e direta, o 5W2H tem sua aplicação em uma variedade de contextos organizacionais e projetos.

Em resumo, o 5W2H é uma ferramenta valiosa para garantir o alcance de metas de forma eficaz e eficiente. Nesse sentido, a ferramenta proporciona um guia claro para a ação e comunicação dentro de uma organização ou equipe de trabalho.

Como fazer o 5W2H?

Para aplicar o 5W2H na prática, siga estas etapas:

Defina o objetivo ou tarefa: Identifique claramente qual é o objetivo que você deseja alcançar.
Formule as perguntas: Utilize as sete perguntas do 5W2H para desdobrar o objetivo ou tarefa em detalhes.
Responda às perguntas: Junte sua equipe e responda a cada uma das perguntas de forma clara e específica.
Documente as respostas: Registre as respostas em um documento para que todos os envolvidos possam acessá-los facilmente.
Revisão e ajustes: Revise as respostas para garantir que todos os aspectos sejam abordados de maneira adequada. Dessa forma, faça ajustes conforme necessário.
Implementação e acompanhamento: Coloque o plano em ação, atribuindo responsabilidades e prazos. Acompanhe o progresso regularmente para garantir que tudo esteja avançando conforme planejado. O Kanban é uma ferramenta que pode auxiliar o controle da execução das ações.
Avaliação e melhoria contínua: Após a conclusão da tarefa ou projeto, avalie os resultados alcançados em relação aos objetivos estabelecidos. Identifique áreas de melhoria e aprendizado para aplicar em futuros projetos.

Dessa forma, ao seguir essas etapas, você poderá aplicar efetivamente o 5W2H para planejar e executar tarefas ou projetos de forma organizada e eficiente.

Quais os benefícios do 5W2H?

Os benefícios do 5W2H incluem:

Clareza de objetivos: Ao responder às perguntas “o que”, “por que” e “como”, o 5W2H estabelece objetivos claros e compreensíveis para todos os envolvidos.
Responsabilização: Ao atribuir responsabilidades através das perguntas “quem” e “quando” garante que todos saibam exatamente o que fazer e quando.
Melhor comunicação: O uso do 5W2H promove uma comunicação clara, garantindo que todos tenham acesso às mesmas informações e entendam seu papel no projeto.
Redução de erros: Ao detalhar todos os aspectos de um plano ou tarefa, o 5W2H minimiza mal-entendidos e erros devido a informações incompletas ou ambíguas.
Planejamento eficiente: A estrutura do 5W2H facilita o planejamento, permitindo uma abordagem sistemática para identificar e abordar todos os aspectos necessários para alcançar um objetivo.
Foco em resultados: Ao estabelecer o “por que” e o “como”, o 5W2H direciona o foco para os resultados, garantindo que os esforços estejam alinhados com os objetivos.
Melhoria da produtividade: A clareza do 5W2H ajuda a minimizar o tempo perdido em atividades desnecessárias aumentando a eficiência e a produtividade.
Facilidade de implementação: O 5W2H é uma ferramenta simples aplicada em uma variedade de contextos e projetos, independentemente do tamanho ou complexidade.

Nesse sentido, o uso do 5W2H pode trazer uma série de benefícios, desde a definição clara de objetivos até a melhoria da comunicação, responsabilização e eficiência na execução de tarefas e projetos.

Exemplos de aplicação do 5W2H

Projeto de otimização de roteirização de cargas:

What (O que?): Otimizar o processo de roteirização de cargas para reduzir custos e tempo de transporte.
Why (Por que?): Reduzir custos operacionais, minimizar o tempo de trânsito e melhorar a eficiência geral do sistema de distribuição.
Where (Onde?): Implementar a otimização em todas as rotas de entrega da empresa, abrangendo várias regiões geográficas atendidas.
When (Quando?): O projeto está programado para começar no próximo trimestre e o plano é concluir em seis meses.
Who (Quem): A equipe de logística será responsável por conduzir o projeto, com supervisão do gerente de operações.
How (Como?):
- Análise detalhada das rotas existentes, considerando fatores como distância, tráfego, horários de entrega e capacidade de carga dos veículos.
- Aplicação de ferramentas de roteirização por computador para identificar as rotas mais eficientes e minimizar os custos de transporte.
- Implementar um sistema de monitoramento em tempo real para acompanhar o progresso das entregas e fazer ajustes conforme necessário.
How much (Quanto?): O investimento necessário para o projeto, incluindo treinamento de equipe e implementação de tecnologia, está estimado em $50.000.

Sendo assim, este exemplo demonstra como o 5W2H pode ser aplicado na logística para planejar e executar um projeto de otimização de roteirização de entregas. Dessa maneira, ao responder às sete perguntas, a equipe pode garantir que todos os aspectos relevantes sejam considerados e abordados de forma sistemática, resultando em melhorias tangíveis no processo logístico.

Questões

FGV – CGE PB – Auditor – Área: Auditoria Governamental – 2024 – Um gerente está analisando o processo de pagamento a fornecedores da organização em que trabalha, a fim de conduzir mudanças no processo. O gerente gostaria de utilizar uma ferramenta que permita o entendimento claro das ações definidas, métodos, responsabilidades, custos e prazos envolvidos.

Para tal, seria uma ferramenta adequada:

rede PERT;
diagrama de Ishikawa;
5W2H;
matriz GUT;
diagrama de Pareto.

CESPE/CEBRASPE – MPE TO – Analista Ministerial – Área Psicologia – 2024 – Análise SWOT, 5W2H e PMBOK são ferramentas de gestão que auxiliam na tomada de decisões nas empresas.

Certo
Errado

CESPE/CEBRASPE – CNPq – Analista – Área: Gestão e Governança de Tecnologia da Informação – 2024 – No ciclo PDCA, a ferramenta 5W2H costuma ser usada na análise do processo, que é a etapa realizada com o intuito de identificar a causa raiz do problema identificado.