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O controle de estoque consiste em verificar se as ações adotadas no planejamento da gestão do estoque estão alcançando os resultados esperados. Ou seja, é uma das mais importantes etapas da logística de armazenagem, onde identificamos se todo o processo relacionado ao estoque de produtos está em conformidade, ou não.
Em primeiro lugar, neste artigo vamos conhecer os conceitos de estoque, entender o que é a logística de armazenagem e toda a gestão de estoque. Além disso, vamos aprender também os conceitos relacionados ao controle de estoque e sua importância para a logística. Boa leitura! 📰
O que é um estoque?
De acordo com Ballou, Ronald H. (2007) estoques são acumulações de matérias-primas, suprimentos, componentes, materiais em processo e produtos acabados que surgem em numerosos pontos do canal de produção e logística das empresas. Em geral, os estoques figuram em lugares como armazéns, pátios, chão de fábrica, equipamentos de transporte e em galpões das redes de varejo.
Basicamente, o grande objetivo de um estoque é fazer com que o produto esteja disponível no momento em que for necessário e/ou solicitado pelos clientes. E para garantir que os produtos estejam disponíveis no tempo certo, existe um campo do gerenciamento logístico conhecido como a gestão de estoque.
Certamente que, em algum momento você já ouviu falar que estoque é dinheiro parado. Entretanto, esta afirmação não é totalmente verdadeira. De fato, quando temos um estoque cheio, com muitos produtos que não estão sendo comercializados podemos sim caracterizar o estoque como dinheiro parado. Porém, quando não temos os produtos necessários em estoque para abastecer a cadeia, perdemos vendas, parcela de mercado e consequentemente clientes estratégicos.
O que é o controle de estoque?
O controle de estoque consiste em verificar se as ações adotadas no planejamento da gestão do estoque estão alcançando os resultados esperados. Ou seja, é uma das mais importantes etapas da logística de armazenagem, onde identificamos se todo o processo relacionado ao estoque de produtos está em conformidade, ou não.
O processo macro de gestão de estoque consiste em quatro diferentes etapas (conforme a metodologia de gestão do PDCA) e o controle de estoque representa a terceira etapa do processo (controle e verificação). É através do controle de estoque que os profissionais de logística tomam as ações necessárias para garantir os melhores resultados para a organização.
Desse modo, diferente do que muitos imaginam, controle de estoque é diferente de gestão de estoque. Apesar de parecer sinônimos, o processo de controlar o estoque é uma das etapas do macroprocesso de gestão.
Além disso, controlar o estoque vai além de garantir que os níveis de estoque estejam alinhados a demanda dos clientes. Nesse sentido, o controle abrange o recebimento de mercadorias, acuracidade do estoque, giro de estoque e distribuição de produtos. Ou seja, o controle de estoque acompanha o fluxo de produtos desde a entrada até a saída.
Para tornar o processo de controle de estoque mais ágil, eficiente e confiável uma dica é utilizar a tecnologia. Atualmente, os sistemas informatizados de gestão trazem informações e métricas em tempo real permitindo uma análise crítica sobre o gerenciamento do estoque da empresa.
Quais as funções do controle de estoque?
Definitivamente, o principal objetivo do controle de estoque é garantir que os produtos estejam disponíveis aos clientes no tempo, quantidade e características corretas. Dessa maneira, para alcançar este objetivo é necessário que o controle de estoque atue nas seguintes funções:
Serviço ao cliente
De acordo com Ronald Ballou (2007), o serviço ao cliente é um termo de grande alcance, incluindo elementos que vão desde a disponibilidade do produto até a manutenção pós-venda. Em outras palavras, o serviço ao cliente envolve todos os processos necessários para receber, processar, entregar, faturar e prestar todo apoio necessário para o cliente após a venda do produto. Garantir o êxito em cada um desses processos é o caminho para gerar confiança, satisfação e fidelização dos clientes.
Dessa forma, o controle de estoque tem um papel fundamental na manutenção e melhoria dos níveis de serviço ao cliente prestado pela empresa. Isso porque, através dos resultados de controle e verificação é possível saber se o estoque está adequado em relação a demanda dos clientes. Caso o estoque esteja irregular é necessário tomar ações efetivas para corrigir o problema e não afetar os clientes.
Ruptura de estoque
A ruptura de estoque é a falta de um produto para a venda. Em outras palavras, a ruptura de estoque acontece quando o cliente da empresa tem a demanda por um determinado produto e a empresa não tem o produto em estoque para atender o seu cliente.
De forma semelhante ao serviço ao cliente, uma das funções do controle de estoque é garantir que não falte produtos para comercialização. Nesse sentido, para alcançar este resultado é necessário um completo alinhamento entre o planejamento do estoque e a previsão de demanda.
Faturamento de pedidos
O faturamento como conceito é a soma de todos os valores obtidos com as vendas de produtos e/ou serviços na empresa em um determinado período. Desse modo, o faturamento é todo o dinheiro que entra do caixa do negócio a partir de sua atividade comercial. O faturamento de uma empresa é utilizado como um índice para pagamento de tributos e impostos ao governo.
Faturar os pedidos é vital para todas as empresas. Dessa forma, o controle de estoque tem a função primordial de controlar as entradas e saídas de produtos de modo que o nível de produtos em estoque fique adequado.
Como fazer o controle de estoque?
O processo de controle do estoque acompanha o fluxo de entrada, movimentação interna e saída de produtos. Nesse sentido, para fazer o controle de estoque devemos acompanhar as atividades de recebimento, manuseio e distribuição dos produtos em estoque.
Controle das entradas de produtos
Para controlar os resultados das entradas de produtos em estoque devemos estar atentos a outros dois conceitos, sendo eles: ponto de pedido e recebimento de mercadorias. O ponto de pedido trata-se do momento em que a empresa deve fazer o pedido de novos produtos para evitar uma ruptura de estoque. Já o recebimento de mercadorias é o conjunto de atividades necessárias para receber os produtos adquiridos dos fornecedores da empresa.
Dessa maneira, o controle de estoque deve verificar se os fornecedores da empresa estão enviando os produtos de acordo com os pedidos realizados. Qualquer não conformidade relacionada ao tempo, característica e quantidade é necessária uma ação de correção para não prejudicar os resultados da empresa.
Controle do nível de estoque
Os níveis de estoque trata-se de valores relacionados a quantidade de produtos armazenados sob a responsabilidade da empresa. Em outras palavras, é o nível de estoque de produtos que a empresa mantém para atender a demanda dos clientes.
Logo, o controle de estoque deve verificar se os valores em estoque para os produtos estão de acordo com os valores encontrados em previsão de demanda. Caso os valores estejam maiores que a demanda é necessário suprimir os pedidos futuros junto aos fornecedores. Em contrapartida, caso o estoque seja insuficiente para atender a demanda é necessário fazer um pedido de compra junto ao fornecedor.
Controle das saídas dos produtos
A distribuição de produtos também está diretamente relacionada ao controle de estoque. Isso porque, os produtos enviados aos clientes devem ser retirados do sistema de controle de estoque. Dessa maneira, a empresa deve adotar uma sistemática para que os produtos distribuídos e faturados sejam automaticamente removidos do controle e os níveis de estoque atualizados.
Além disso, os gestores de logística devem estar atentos ao giro de estoque dos produtos. O giro de estoque, também conhecido como rotatividade de estoque, é um indicador logístico que mostra a quantidade de vezes que o estoque é reposto em um determinado período. Nesse sentido, conhecer o tempo de estoque de cada produto facilita o processo de controle.
Como melhorar o controle de estoque?
A seguir, algumas dicas e estratégias para melhorar o controle de estoque:
Escolha uma técnica de armazenagem adequada ao processo
As técnicas de armazenagem são um conjunto de procedimentos e metodologias relacionados ao modo de armazenagem de um produto em estoque. A definição de uma técnica de armazenagem em uma empresa passa pela avaliação de diversos critérios relacionados ao ambiente interno da empresa (recursos), normas técnicas regulamentadoras e das características dos produtos.
Dessa forma, escolher a técnica de armazenagem que melhor atende as necessidades e objetivo da empresa facilita bastante o controle de estoque. Isso porque, as técnicas de armazenagem permitem uma gestão visual do estoque. Através do aspecto físico dos produtos armazenados os gestores de logística já interpretam a situação de momento.
Adote um indicador de desempenho para o controle de estoque
O indicador de desempenho é uma ferramenta de gestão que uma empresa utiliza para acompanhar se os resultados dos processos estão de acordo com os planos e metas estabelecidos. Em outras palavras, são métricas utilizadas pela empresa que indicam se a situação é boa, regular ou ruim.
Ao medir os resultados do controle de estoque é possível avaliar se os níveis de estoque estão de acordo com o planejamento logístico. Além disso, também podemos verificar se as entregas de produtos por parte dos fornecedores estão em conformidade, assim como a distribuição de produtos aos clientes.
Identifique os materiais em estoque
A identificação de produtos é uma técnica logística utilizada para caracterizar, classificar e especificar os produtos mantidos em estoque. Essa identificação de produtos facilita a localização, rastreabilidade e organização do estoque.
Nesse sentido, ao identificar os produtos em estoque é possível identificá-los mais facilmente, agilizando as atividades de inventário de estoque.
Faça inventários de estoque regularmente
O inventário de estoque é um levantamento detalhado de todos os itens que estão armazenados em uma área de responsabilidade da empresa. Em outras palavras, o inventário de estoque é uma lista de todos os produtos que estão presentes em um estoque.
Ao realizar o inventário de estoque de maneira regular, as informações relacionadas as quantidades de produtos tendem a ter mais confiabilidade. Dessa maneira, com um elevado nível de acuracidade de estoque a gestão e controle do estoque se torna mais fácil e correta.
Defina um layout de estoque
O layout de estoque é uma ferramenta logística utilizada para posicionar máquinas, pessoas, matérias-primas e produtos em um determinado espaço. Em outras palavras, o layout de estoque busca o melhor aproveitamento do espaço físico disponível, facilitando o acesso aos produtos.
O layout de estoque é um excelente exemplo de um controle físico dos produtos em estoque. Ao padronizar a maneira como produtos, pessoas, máquinas e estruturas se relacionam em um mesmo espaço fica mais fácil administrar os fluxos de entrada e saída.
Gestão de estoque
A gestão de estoque é o processo que garante planejamento, execução e controle dos produtos armazenados dentro de uma empresa. Em outras palavras, trata-se do conjunto de atividades necessárias para equilibrar o nível do estoque de produtos a demanda do mercado e a estrutura da empresa. É responsabilidade da gestão de estoque determinar como deve ser feito a armazenagem dos produtos. Além disso, toda a operação de movimentação, recebimento de mercadorias, separações de pedidos e embalagem faz parte do processo
O estoque dos produtos é necessário por diferentes razões e cabe ao profissional de logística entender a sua necessidade considerando o tipo de produto, mercado e operações. Nesse sentido, é através da gestão de estoques que as empresas podem manter seus clientes abastecidos, garantindo vendas e oportunidades estratégicas. Manter os clientes abastecidos significa que seus produtos estejam disponíveis no local, quantidade, características e tempo correto.
Entre os principais objetivos da gestão de estoques podemos citar:
- Maximizar o nível de serviço ao cliente ou o nível de atendimento da demanda;
- Redução dos custos totais do estoque;
- Garantia de qualidade, segurança e produtividade das operações.
Desse modo, podemos concluir que a gestão do estoque é uma ferramenta estratégica na condução de um negócio, garantindo um abastecimento de produtos conforme a demanda dos clientes, redução de custos e eficiência operacional.
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O que é a logística de armazenagem?
A logística de transporte é uma subdivisão da logística responsável pela armazenagem dos produtos. Em outras palavras, é a área da empresa responsável por encontrar a melhor opção para armazenagem de produtos considerando aspectos como: segurança, agilidade e custo.
Trata-se de uma área de grande importância para a gestão de uma empresa. Isso porque, a condição dos produtos é um elemento chave no que diz respeito ao nível de serviço ao cliente prestado pela empresa. Dessa forma, manter os produtos armazenados corretamente garante um elevado nível de satisfação dos clientes.
Além disso, segundo dados da Confederação Nacional dos Transportes (CNT) os custos da armazenagem das empresas equivalem a 4,5% do PIB, ou R$ 268 bilhões. Nesse sentido, uma eficiente gestão da logística de armazenagem é uma ótima estratégica para o sucesso empresarial.
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FONTE: Conta Azul, CAKE ERP, TOTVS.
