Inventário de estoque: Aprenda tudo sobre o assunto!

Olá logístico, tudo bem? ✌️ Seja muito bem-vindo a nossa plataforma digital de aprendizado na área de logística e supply chain! Hoje vamos aprender sobre o inventário de estoque.

O inventário de estoque é um levantamento detalhado de todos os itens que estão armazenados em uma área de responsabilidade da empresa. Em outras palavras, o inventário de estoque é uma lista de todos os produtos que estão presentes em um estoque.

Manter um inventário de estoque atualizado é muito importante para as empresas. Isso porque, quando as empresas tem o conhecimento dos produtos estocados poderá tomar decisões mais corretas.

Em primeiro lugar, neste artigo vamos entender o que é a logística de armazenagem e toda a gestão de estoque. Além disso, vamos aprender também os diferentes tipos de inventário de estoque e toda sua importância para a logística. Boa leitura! 📰

Sumário

O que é inventário de estoque?

Inventario de estoque 2 1024x390 - Inventário de estoque

Manter um inventário de estoque atualizado é muito importante para as empresas. Isso porque, quando as empresas têm o conhecimento dos produtos estocados poderá tomar decisões mais corretas.

Além disso, outro aspecto relevante ao inventário de estoque é o seu caráter legal. Isso porque, existem normas e leis que regulamentam a criação de um inventário. No Brasil a instituição responsável pela fiscalização é o Conselho Federal de Contabilidade (CFC).

Nesse sentido, de forma periódica todas as empresas devem apresentar um demonstrativo financeiro aos órgãos governamentais. O estoque de produtos está diretamente ligado ao patrimônio da organização e ele tem um valor que deve ser considerado neste balanço.

Vale lembrar que, a lista de produtos de um inventário não leva em conta somente aqueles estocados em instalações próprias. Os produtos estocados em regime de consignação e em trânsito também devem ser considerados.

Quais os tipos de inventário de estoque?

Tipos de inventario 1 1024x390 - Inventário de estoque

Basicamente, existe três diferentes classificações para o inventário de estoque. Algumas referências na área de logística apontam a existência de até cinco diferentes tipos de inventário de estoque. Entretanto, algumas classificações são conceitualmente a mesma coisa, alterando por vezes o momento de realização do inventário.

Inventário geral de estoque

O inventário geral de estoque é a listagem de todos os produtos estocados pela empresa em uma área de sua responsabilidade. Diferente de outras classificações de inventário, o inventário geral abrange todos os produtos e áreas da empresa.

Fazer o inventário geral é uma atividade na qual é necessário desprender muitos recursos de tempo de operação. Em geral, as empresas realizam a atividade uma vez no ano já coincidindo com sua prestação de contas com os órgãos governamentais.

Inventário cíclico / rotativo

O inventário cíclico, rotativo ou contagem cíclica, é um tipo de inventário de estoque no qual é feito a contagem de todos os produtos de forma periódica. Em outras palavras, a técnica consiste em dividir o estoque geral de produtos em diferentes partes para que o inventário possa ser feito de forma cíclica. Ou seja, a cada ciclo definido pela empresa é feito a listagem de uma das partes do inventário de estoque.

É uma técnica de inventário muito comum na logística de armazenagem. Através do resultado do inventário cíclico o profissional de logística pode ter uma visão completa do estoque através de uma parcela dele.

É uma metodologia semelhante ao inventário tradicional, mas com suas particularidades:

O intervalo de tempo pode ser mensal, semanal ou até mesmo diário. Tudo vai depender do tamanho do estoque e da empresa;
Não é necessário fazer o inventário em todo o estoque, somente em uma parte;
O inventário cíclico pode ser feito sem a necessidade de paralisar outras atividades.

Inventário parcial

O inventário parcial é uma classificação de inventário de estoque no qual é feito a contagem de uma parte específica dos bens de uma empresa. Em outras palavras, é realizado o controle de apenas uma parte do estoque, focando em determinados produtos ou mercadorias específicas.

O inventário parcial é muito utilizado em empresas que contam com grandes depósitos. Dessa maneira, para facilitar o controle e a operação é realizado a contagem de parte do estoque. Cabe a gestão logística da empresa definir a divisão e os períodos de contagem dos produtos.

Benefícios do inventário de estoque

Sem dúvidas que, o principal benefício da realização do inventário de estoque está no cumprimento da legislação. Dado que, o descumprimento total ou parcial desta atividade pode acarretar multas e penalizações por parte dos órgãos de fiscalização.

Além do caráter legal, quando o inventário de estoque o é feito corretamente podemos alcançar benefícios como:

Maior acuracidade de estoque

Sem dúvidas que, a acuracidade de estoque é uma grande vantagem advinda do inventário rotativo. Com um processo bem estruturado fica mais fácil observar o fluxo de entrada e saída de mercadorias.

Um controle maior sobre os itens estocados permite uma maior segurança para atender as demandas. Este controle também possibilita realizar os ajustes necessários.

Redução de custos

Um dos principais custos logísticos são os custos de estoque. Desse modo, quando os níveis de estoque não estão em conformidade com a demanda da empresa podemos alcançar dois diferentes resultados:

Excesso de itens no estoque, gerando maior custo de mantê-lo;
Nível de estoque inferior ao necessário, causando perda de vendas.

Ou seja, o inventário de estoque permite uma constante atualização dos itens em estoque garantindo o equilíbrio entre os custos e as operações de estoque.

Menor desperdício

Ter a disposição os materiais nas quantidades exatas exigem que as operações alcancem a máxima performance e consumo consciente dos materiais. Nesse sentido, elevar o nível operacional da empresa significa maior produtividade e menor desperdício.

O inventário de estoque além de garantir maior rotatividade de itens no estoque também elimina produtos obsoletos. Desse modo, o desperdício de espaço e produtos é muito menor com um inventário constantemente atualizado.

Maior satisfação dos clientes

A satisfação dos clientes está ligada ao serviço ao cliente prestado pela empresa. Nesse sentido, ter um sistema logístico estruturado é fundamental para atender as necessidades e expectativas dos clientes.

Dessa maneira, através do inventário de estoque é que os gestores avaliam se os níveis de produtos vão ser suficientes para atender a demanda. Caso os níveis não estejam adequados é possível tomar ações corretivas a tempo.

Como fazer o inventário de estoque?

Inventario de estoque passo a passo 1024x390 - Inventário de estoque

Premissas básicas para realização de um inventário de estoque:

Todos os produtos devem ter uma única identificação por código;
Todas as posições do estoque devem ser endereçáveis.

1° Passo: definir uma data adequada

O fluxo de entrada e saída de produtos é constante em um setor de logística. Em muitas empresas a movimentação de produtos acontecem 24h por dia, sete dias por semana.

Porém, durante o inventário não pode haver fluxo de produtos. Isso porque, a entrada ou saída de produtos durante a realização do inventário pode gerar falhas e prejudicar o resultado do processo.

Dessa maneira, definir uma data para atividade é fundamental. A data deve estar em acordo com todos os setores da empresa de modo que não atrapalhe nenhuma atividade ou prejudique algum resultado.

2° Passo: corrigir a armazenagem dos produtos

Uma armazenagem correta é aquela em que temos acesso as informações de todos os produtos estocados. Isso quer dizer que, teremos acesso visual a todos os produtos do estoque. Ter acesso total aos produtos permite coletar todas as informações necessárias sobre eles, assim como identificar o seu aspecto físico. Além disso, todo o produto sem uma identificação física (etiqueta) deve ser sinalizado e corrigido.

Nesse sentido, é importante verificar antes do inventário de estoque se a armazenagem está em condições adequadas. Caso necessário realizar os ajustes antes de iniciar a atividade.

3° Passo: estabeleça a equipe de inventário

O inventário de estoque é uma atividade muito técnica. Logo, é necessário que a equipe responsável tenha total conhecimento sobre o processo, o estoque e os produtos. As informações do inventário são restritas ao ambiente da empresa. Dessa maneira, é importante que a equipe responsável pelo inventário seja de confiança.

Dimensionar a equipe do inventário corretamente é um ponto chave. Isso porque, devemos avaliar corretamente a condição do estoque e então estabelecer o efetivo e o tempo necessário para a atividade.

4° Passo: utilize formulários de controle e verificação

Durante a coleta das informações é necessário que as informações estejam alinhadas entre todos. Isso quer dizer que, é muito importante utilizar formulários de verificação e controle padrão a todos da equipe.

Um formulário adequado ao processo evita erros e informações equivocadas, melhorando os resultados e facilitando o processo.

5° Passo: realize a contagem dos itens em estoque

Após a realização do planejamento e preparação para o inventário de estoque é o momento de executar a atividade. Devemos então contabilizar e registrar todas as informações necessárias sobre todos os itens presentes em estoque. Não podemos poupar nenhum detalhe, visto que as informações podem ser cruciais para uma tomada de decisão mais correta.

6° Passo: refaça o passo anterior

Para que a atividade alcance índices elevados de acuracidade de estoque é importante que a contagem e a coleta de informações sejam feitas mais de uma vez. Refazer a contagem dos produtos permite identificar alguma falha, assim como aumentar a confiabilidade das informações.

DICA: Fazer a nova contagem com uma equipe diferente, já dando início ao processo de auditória das informações.

7° Passo: realize uma auditória nas informações coletadas

Com as informações dos produtos em estoque consolidadas é necessário realizar uma auditória final antes do fechamento do inventário. Desse modo, está auditória pode ser feita por amostragem ou geral.

Fato é que, não podemos negligenciar esta etapa pois ela é que vai garantir a máxima acuracidade do estoque.

8° Passo: atualize o estoque

Com as informações coletadas e verificadas é necessário realizar a atualização dos produtos no sistema de gestão de estoque utilizado pela empresa. A atualização das informações deve ser feita conforme o endereço, quantidade e especificações dos produtos em estoque.

Um estoque atualizado permite uma melhor tomada de decisões, e consequentemente melhores resultados.

9° Passo: identifique as inconsistências

Com o inventário de produtos atualizados é necessário fazer uma verificação com os valores do inventário anterior. Esta verificação permite identificar as inconsistências dos produtos em estoque.

Por exemplo: Um produto que estava dado como no estoque e não foi encontrado durante o inventário. Com esse tipo de informação os profissionais de logística podem abrir uma série de ações no sentido de corrigir as falhas e melhorar o processo operacional.

10° Passo: faça um relatório final

Finalizado o inventário é necessário gerar um relatório final com os principais resultados e aprendizados da atividade. Dessa forma, o relatório final do inventário será de grande ajuda na realização de um novo inventário no futuro.

11° Passo (BÔNUS): utilize a tecnologia a seu favor

A tecnologia é uma grande aliada nos processos logísticos. Como resultado, processos automatizados e softwares aprimoram a gestão de informação e aumentam bastante a segurança, o controle e a eficácia operacional.

Para uma gestão de inventário mais apurada, uma ferramenta digital é muito útil. Isso porque, ela possibilita o registro de dados detalhados, execução de relatórios, agilidade no processo e atualizações que facilitam o trabalho do gestor.

Além disso, esses recursos inteligentes identificam erros, riscos e são capazes de apontar oportunidades, contribuindo para uma gestão de estoques eficiente. Desse modo, a tecnologia inserida no contexto logístico pode fazer toda diferença para os resultados da empresa.

Gestão de estoque

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A gestão de estoque é o processo que garante planejamento, execução e controle dos produtos armazenados dentro de uma empresa. Em outras palavras, trata-se do conjunto de atividades necessárias para equilibrar o nível do estoque de produtos a demanda do mercado e a estrutura da empresa. É responsabilidade da gestão de estoque determinar como deve ser feito a armazenagem dos produtos. Além disso, toda a operação de movimentação, recebimento de mercadorias, separações de pedidos e embalagem faz parte do processo

O estoque dos produtos é necessário por diferentes razões e cabe ao profissional de logística entender a sua necessidade considerando o tipo de produto, mercado e operações. Nesse sentido, é através da gestão de estoques que as empresas podem manter seus clientes abastecidos, garantindo vendas e oportunidades estratégicas

Entre os principais objetivos da gestão de estoques podemos citar:

Maximizar o nível de serviço ao cliente ou o nível de atendimento da demanda;
Redução dos custos totais do estoque;
Garantia de qualidade, segurança e produtividade das operações.

Desse modo, podemos concluir que a gestão do estoque é uma ferramenta estratégica na condução de um negócio, garantindo um abastecimento de produtos conforme a demanda dos clientes, redução de custos e eficiência operacional.

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O que é a logística de armazenagem?

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A logística de transporte é uma subdivisão da logística responsável pela armazenagem dos produtos. Em outras palavras, é a área da empresa responsável por encontrar a melhor opção para armazenagem de produtos considerando aspectos como: segurança, agilidade e custo.

Trata-se de uma área de grande importância para a gestão de uma empresa. Isso porque, a condição dos produtos é um elemento chave no que diz respeito ao nível de serviço ao cliente prestado pela empresa. Dessa forma, manter os produtos armazenados corretamente garante um elevado nível de satisfação dos clientes.

Além disso, segundo dados da Confederação Nacional dos Transportes (CNT) os custos da armazenagem das empresas equivalem a 4,5% do PIB, ou R$ 268 bilhões. Nesse sentido, uma eficiente gestão da logística de armazenagem é uma ótima estratégica para o sucesso empresarial.