KANBAN: Conceito, importância, funcionamento e benefícios!

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Kanban é um sistema visual de gestão de trabalho que visa controlar e otimizar fluxos de trabalho. Originário do Japão, o termo “Kanban” significa “cartão” ou “sinalização”.

O método utiliza cartões (ou post-its) e colunas em um quadro para representar as diferentes etapas do processo de trabalho. As equipes representam cada tarefa por um cartão e movem-no entre as colunas à medida que ele progride no fluxo de trabalho.

Em primeiro lugar, neste artigo vamos aprender o conceito de Kanban, sua importância e quando surgiu. Além disso, vamos conhecer os tipos de Kanban, aplicação e funcionamento da metodologia. Por fim, vamos entender os benefícios que podemos obter a partir da utilização da ferramenta, exemplos da aplicação e questões a respeito do objeto de estudo. Boa leitura! 📰

Sumário

O que é Kanban?

Kanban é um sistema visual de gestão de trabalho que visa controlar e otimizar fluxos de trabalho. Originário do Japão, o termo “Kanban” significa “cartão” ou “sinalização”.

Essencialmente, o Kanban proporciona uma visão clara e visual do trabalho em curso, permitindo que as equipes identifiquem rapidamente problemas, otimizem processos e melhorem continuamente sua produtividade.

Em resumo, o Kanban é muito mais do que apenas cartões coloridos em um quadro. É uma abordagem estratégica para a gestão de trabalho, que promove a eficiência, a transparência e a colaboração em todas as etapas do processo.

Qual a importância do Kanban?

O Kanban é importante por várias razões, sendo elas:

Visualização do Trabalho: O sistema proporciona uma representação visual clara do trabalho em andamento. Dessa forma, ele permite que todos os membros da equipe acompanhe e status de cada tarefa.
Controle de Fluxo: O Kanban ajuda a controlar o fluxo de trabalho. Sendo assim, a ferramenta atua organizando para que cada etapa do processo siga o planejamento definido. Isso evita gargalos e maximiza a eficiência.
Priorização: Ao permitir que as equipes visualizem todas as tarefas em um único quadro, o Kanban facilita a priorização do trabalho. As equipes podem identificar e tratar primeiro as tarefas mais importantes.
Flexibilidade: O sistema é altamente adaptável e pode ser facilmente ajustado para atender às necessidades específicas de diferentes equipes ou projetos. Isso permite uma abordagem ágil e responsiva à gestão do trabalho.
Redução de Desperdícios: Ao limitar o trabalho em andamento e identificar problemas rapidamente, o Kanban ajuda a reduzir desperdícios de tempo, recursos e esforços.
Melhoria Contínua: O Kanban promove uma cultura de melhoria contínua, incentivando as equipes a revisar regularmente seu processo de trabalho, identificar áreas para aprimoramento e implementar mudanças incrementais.

Em resumo, o Kanban é importante porque melhora a visibilidade, controle e eficiência do trabalho, enquanto promove a flexibilidade, adaptação e melhoria contínua.

Quando e como surgiu o Kanban?

O Kanban surgiu no início da década de 1940 na fábrica da Toyota, no Japão. Originalmente, o sistema faz parte do sistema de produção da Toyota com o objetivo de melhorar a eficiência e o controle do estoque.

Posteriormente, na década de 1960, o conceito foi formalizado e adotado como uma metodologia de gestão de produção conhecida como “Sistema Kanban“. Taiichi Ohno, engenheiro da Toyota, introduziu o Kanban como parte do método Just in Time (JIT). Dessa maneira, o Kanban auxiliou no planejamento e controle das atividades no qual proposito era produzir somente o necessário, no momento certo e na quantidade certa.

image 6 1024x675 - Kanban — *O sistema Kanban original, Fonte: TOYOTA Global Website*

Foi em 2004, porém, que o mundo viu o nascimento do método Kanban. David J. Anderson, especialista em metodologias ágeis, trabalhou em cima dos estudos de Ohno e outros, como Peter Drucker e Eli Goldratt, para a criação do Kanban como conhecemos hoje.

A partir daí, o método evoluiu para além da indústria automobilística e foi adotado em diversos setores e áreas, tornando-se uma abordagem amplamente utilizada para a gestão de fluxo de trabalho e produção.

Tipos e aplicações do Kanban

Existem vários tipos de Kanban, cada um com suas características específicas. Alguns dos tipos mais comuns incluem:

Kanban de Produção: Usado em sistemas de produção para controlar o fluxo de itens físicos através do processo de fabricação.
Kanban de Movimento: Controla o transporte de materiais ou produtos entre diferentes locais ou áreas dentro de uma organização.
Kanban de Reabastecimento: Usado em sistemas de estoque para sinalizar quando os itens precisam ser reabastecidos em um determinado ponto do processo.
Kanban de Sinalização: Aplicado em processos de serviços ou desenvolvimento de software, onde os cartões servem como sinalizações visuais para representar o trabalho em andamento e controlar o fluxo de trabalho.
Kanban de Manutenção: Utilizado em sistemas de manutenção para controlar a reposição de peças ou equipamentos.

Cada tipo de Kanban pode ser adaptado e personalizado para atender às necessidades específicas de um determinado processo ou organização. Ou seja, é um método extremamente flexível que visa o melhor controle e auxilio da gestão.

Como funciona o Kanban?

Basicamente a metodologia funciona através de cinco passos, conforme visto a seguir:

Quadro Kanban: O processo começa com a criação de um quadro Kanban. Este quadro contem colunas que representam diferentes estágios do fluxo de trabalho, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. Cada coluna contém cartões Kanban que representam as tarefas do processo.
Cartões Kanban: Cada cartão Kanban representa uma tarefa do processo. Os cartões podem conter informações sobre a tarefa, como descrição, prioridade, responsável, prazo, entre outras.
Limites de WIP (Work In Progress): Para evitar a sobrecarga de trabalho em qualquer estágio do processo é necessário definir limites de atividades por coluna. Isso significa que cada coluna pode conter apenas um número limitado de cartões de cada vez. Por exemplo, se o limite de WIP para a coluna “Em andamento” for 3, apenas três cartões podem estar nessa coluna simultaneamente.
Movimento de cartões: À medida que o trabalho progride, os cartões se deslocam pelo quadro Kanban, de uma coluna para a próxima. Ou seja, ao iniciar uma determinada atividade o seu cartão deve sair da coluna “a fazer” para a coluna “em andamento”. Da mesma forma, quando finalizar a atividade o cartão deve ficar na coluna “concluído”.
Feedback e melhoria contínua: O Kanban é uma ferramenta visual que facilita a identificação de gargalos, atrasos e problemas no processo. Dessa maneira, isso permite que a equipe adapte e melhore continuamente o sistema, otimizando o fluxo de trabalho e aumentando a eficiência ao longo do tempo.

O Kanban é altamente flexível e pode ser adaptado para se adequar a uma variedade de processos e contextos. Sua abordagem visual e foco na limitação do trabalho em andamento o tornam uma ferramenta poderosa para gerenciar fluxos de trabalho de forma eficaz e eficiente.

Quais os benefícios de utilizar o Kanban?

O uso do Kanban oferece uma série de benefícios para equipes e organizações, tais como:

Visualização do fluxo de trabalho

O Kanban fornece uma representação visual clara do fluxo de trabalho, permitindo que todos os membros da equipe entendam facilmente o status das tarefas e como elas fluem pelo processo.

Limitação do trabalho em andamento (WIP)

Ao definir limites de WIP para cada coluna do quadro, o Kanban ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho em qualquer estágio do processo, mantendo um fluxo de trabalho equilibrado.

Identificação de gargalos e problemas

A metodologia torna os problemas no processo visíveis, facilitando a identificação de gargalos, atrasos e áreas de melhoria. Dessa forma, isso permite que a equipe tome medidas proativas para resolver problemas e otimizar o fluxo de trabalho.

Flexibilidade e adaptação

Equipes podem adaptar uma variedade de processos e contextos a ferramenta, já que ela é altamente flexível. Sendo assim, isso permite que equipes de diferentes áreas e setores utilizem a ferramenta para gerenciar uma ampla gama de atividades e projetos.

Priorização e transparência

Através do metódo, as equipes entendem quais as prioridades em relação ao conjunto de tarefas. Dessa maneira, os recursos e esforços devem ser direcionados para essas atividades.

Exemplos da utilização do Kanban

Toyota

O Kanban teve origem na Toyota, e o método é usado para controlar o fluxo de materiais e produtos em toda a linha de produção. Dessa forma, garantindo que os itens sejam reabastecidos apenas quando necessário seguindo o princípio do just in time. Este sistema permitiu à Toyota minimizar o estoque, reduzir o tempo de espera e aumentar a eficiência da produção.

Microsoft

A equipe de desenvolvimento de software da Microsoft utilizou o Kanban para gerenciar o desenvolvimento do Visual Studio Code, um editor de código-fonte multiplataforma. Eles adotaram o Kanban para visualizar o progresso das tarefas, identificar gargalos e melhorar a colaboração entre os membros da equipe. Isso resultou em um processo de desenvolvimento mais ágil e na entrega mais rápida de novos recursos e atualizações.

Zara

A Zara, uma empresa de moda espanhola, e utiliza o Kanban em suas operações de produção e logística. Dessa maneira, a empresa usa a metodologia para controlar o fluxo de materiais e produtos em suas fábricas e armazéns, garantindo que os itens certos estejam disponíveis no momento certo. Isso permitiu à Zara reduzir os tempos de espera, minimizar o estoque e responder rapidamente às mudanças na demanda do mercado.

Hospital Albert Einstein

O Hospital Albert Einstein implementou o Kanban em seus processos de atendimento ao paciente para melhorar a eficiência e a qualidade dos serviços de saúde. Sendo assim, a metodologia atua no controle do fluxo de pacientes em diferentes áreas, como triagem, consulta médica, exames e internação. Dessa maneira, isso ajudou o hospital a reduzir os tempos de espera, melhorar a comunicação entre os profissionais de saúde e proporcionar uma melhor experiência aos pacientes.

Esses estudos de caso destacam como o Kanban pode ser aplicado com sucesso em uma variedade de contextos, desde a produção e desenvolvimento de software até a logística e saúde. Nesse sentido, a sua capacidade de visualizar o fluxo de trabalho, identificar problemas e promover a melhoria contínua o torna uma ferramenta valiosa para aumentar a eficiência e a produtividade em diversas áreas e setores.

Questões

Fundação Getúlio Vargas – FGV Diversas empresas têm adotado o Kanban como ferramenta de aumento do fluxo e da produtividade no desenvolvimento de software.

Considerando que esta tecnologia requer a adesão a algumas práticas fundamentais, avalie se as afirmativas a seguir são verdadeiras (V) ou falsas (F).

( ) Os quadros Kanban incorporam o princípio da visualização do trabalho que se baseia na exibição de cartões que correspondem a itens da lista de pendências do produto.

( ) Empregando o modelo de Pull a equipe puxa para seu fluxo de trabalho as pendências da lista conforme a sua capacidade se torna disponível.

( ) A imposição de limite para o número de tarefas que um time possui atualmente corresponde ao WIP (Work In Progress), e traz o benefício de aumentar o foco e, ao mesmo tempo, reduzir a mudança de contexto.

As afirmativas são, respectivamente,

F – V – F.
V – F – F.
F – F – V.
V – V – F.
V – V – V.

Fundação Universidade Empresa de Tecnologia e Ciências – FUNDATEC – Qual dos métodos de gestão de estoques abaixo tem como princípio utilizar primeiro os materiais ou insumos mais antigos, visando à redução de desperdícios e perdas por vencimento da validade?

PEPS.
KANBAN.
UEPS.
Just in time.
FMEA.

Centro de Seleção e de Promoção de Eventos UnB – CESPE CEBRASPE – Para fazer funcionar a filosofia da eliminação completa de todo e qualquer desperdício, existe uma ferramenta cujo nome tem origem japonesa e significa aprimoramento, mas sua ideia original é americana. Seu uso indica aprimoramento contínuo e originou-se dos treinamentos em administração da qualidade. Assinale a opção que corresponde a essa ferramenta.