Inventário de estoque

Olá logístico, tudo bem? ✌️ Seja muito bem-vindo a nossa plataforma digital de aprendizado na área de logística e supply chain! Hoje vamos aprender sobre o INVENTÁRIO DE ESTOQUE.

O inventário de estoque é uma das ferramentas mais importantes da logística moderna, permitindo o controle preciso dos produtos armazenados e evitando rupturas ou excessos. Sua aplicação impacta diretamente na eficiência operacional, na tomada de decisões e na qualidade do serviço prestado ao cliente. Em mercados cada vez mais dinâmicos, o domínio sobre os estoques torna-se um diferencial competitivo indispensável.

Apesar de sua relevância, muitas empresas enfrentam dificuldades para manter um inventário de estoque atualizado e confiável. A falta de padronização, a ausência de sistemas integrados e erros operacionais recorrentes comprometem a acuracidade das informações e aumentam os custos logísticos. Este artigo propõe uma análise completa do tema, abordando seus conceitos, tipos, benefícios e os principais desafios enfrentados na prática.

O que é o Inventário de Estoque?

O inventário de estoque representa o processo pelo qual a empresa conta, identifica e registra todos os itens armazenados sob sua responsabilidade. Esse procedimento compara os saldos físicos com os dados do sistema de gestão, garantindo maior controle sobre os produtos. Com isso, a empresa assegura informações confiáveis para o planejamento logístico e a tomada de decisões.

No setor logístico, os profissionais utilizam o inventário para detectar perdas, sobras e divergências nos registros. Eles organizam os produtos por códigos, localizações e categorias, o que facilita a conferência. A empresa pode realizar o inventário de forma geral, rotativa ou parcial, de acordo com o nível de movimentação dos itens e os objetivos do controle interno.

A logística utiliza termos técnicos como “acuracidade de estoque”, “saldo contábil” e “endereço logístico” nesse contexto. A acuracidade mostra o quanto o saldo físico coincide com o sistema. O saldo contábil representa o valor financeiro dos produtos estocados. Já o endereço logístico ajuda a localizar cada item no armazém, promovendo rastreabilidade e eficiência na operação.

História e evolução do Inventário de Estoque

As primeiras práticas de inventário de estoque surgiram na Antiguidade, quando civilizações como egípcios e mesopotâmicos já registravam grãos e bens em depósitos. Na Idade Média, os mosteiros mantinham livros de registros patrimoniais, que funcionavam como precursores dos inventários modernos. O foco ainda era contábil e vinculado à posse de bens.

Com a Revolução Industrial, o conceito evoluiu significativamente. O crescimento da produção em massa exigiu controle mais rigoroso dos materiais e produtos acabados. Nas décadas de 1950 e 1960, com o avanço da administração científica e da logística empresarial, autores como Drucker e Ballou passaram a integrar o inventário às estratégias de distribuição e abastecimento.

Nas últimas décadas, o inventário passou a incorporar tecnologias como código de barras, RFID e sistemas ERP. A gestão passou de um modelo corretivo (voltado apenas à conferência) para um modelo preventivo e integrado. Hoje, o inventário de estoque assume papel estratégico na cadeia de suprimentos, contribuindo para redução de custos e melhoria da acuracidade logística.

Quais os tipos de inventário de estoque?

O inventário de estoque pode ser executado de diferentes formas, conforme o objetivo da empresa, a estrutura operacional e o nível de controle desejado. Nesse sentido, cada tipo atende a uma necessidade específica de gestão, influenciando diretamente na acuracidade das informações e na eficiência logística. A seguir, apresentamos os principais modelos utilizados pelas organizações, com exemplos práticos de aplicação.

Inventário Parcial: Foca em setores, produtos ou categorias específicas, sendo útil quando não há viabilidade para inventariar todo o estoque. Exemplo: uma empresa faz inventário de estoque apenas no setor de peças de alto valor para maior controle.

Inventário Geral: Ocorre quando a empresa realiza a contagem completa de todos os produtos armazenados em um único momento. Exemplo: uma distribuidora para as operações por dois dias para atualizar todo seu inventário de estoque.

Inventário Cíclico (ou Rotativo): Consiste na contagem periódica de partes do estoque ao longo do tempo, sem interromper as operações. Dessa forma, permite maior controle contínuo. Exemplo: o setor logístico conta semanalmente os itens da categoria A para garantir precisão no inventário de estoque.

Inventário de Transferência: Utilizado para contabilizar produtos em movimentação entre unidades ou centros de distribuição. Exemplo: ao transferir 500 caixas entre depósitos, o sistema registra no inventário de estoque os itens como “estoque em trânsito” até a chegada ao destino.

Objetivo do Inventário de Estoque

O principal objetivo do inventário de estoque é garantir o controle dos materiais armazenados. Esse processo assegura que os saldos físicos coincidam com os dados do sistema. Com isso, a empresa evita rupturas, perdas e excessos. O resultado é uma operação mais eficiente, com menos desperdícios e melhor aproveitamento dos recursos. Além disso, o inventário otimiza o uso dos espaços e melhora o atendimento ao cliente ao evitar faltas de produtos.

O inventário de estoque também exerce funções estratégicas. Ele apoia decisões gerenciais, fornece dados confiáveis e facilita auditorias internas ou fiscais. Empresas que investem nesse controle conseguem planejar melhor suas compras e responder com mais agilidade às mudanças do mercado. A confiabilidade das informações logísticas fortalece a imagem da organização e reduz riscos operacionais. Em um ambiente competitivo, controlar bem o estoque representa vantagem real para quem busca excelência na cadeia de suprimentos.

Princípios e características do Inventário de Estoque

O inventário de estoque busca garantir o controle preciso dos produtos armazenados. Para atingir esse objetivo, é essencial seguir princípios que asseguram a padronização, a acuracidade e a eficiência do processo. Nesse sentido, listamos abaixo os principais fundamentos que sustentam uma execução eficaz.

• 1. Acuracidade – A acuracidade representa o alinhamento entre os dados do sistema e a quantidade física dos itens armazenados. Por isso, um inventário de estoque com alta acuracidade garante decisões confiáveis, evita perdas e melhora a eficiência do processo logístico como um todo.
• 2. Periodicidade – A periodicidade define com que frequência o inventário de estoque será realizado. Assim, empresas podem optar por inventários anuais, mensais ou rotativos, conforme o tipo de produto, o nível de movimentação e os objetivos de controle.
• 3. Padronização – É essencial padronizar os procedimentos, codificações e métodos de contagem. Dessa forma, um inventário de estoque padronizado evita falhas operacionais, permite auditorias consistentes e facilita o treinamento das equipes envolvidas no processo.
• 4. Integração com sistemas – A integração do inventário de estoque com sistemas ERP ou WMS permite atualização automática das informações e melhora o controle em tempo real. Com isso, a empresa reduz retrabalhos e aumenta a precisão nas decisões logísticas.
• 5. Classificação dos itens – A aplicação de critérios de classificação, como o método ABC, torna o inventário de estoque mais eficiente. Portanto, essa prática permite priorizar produtos críticos, reduzir o tempo de contagem e melhorar a gestão dos recursos de armazenagem.

Benefícios do inventário de estoque

Sem dúvidas que, o principal benefício da realização do inventário de estoque está no cumprimento da legislação. Dado que, o descumprimento total ou parcial desta atividade pode acarretar multas e penalizações por parte dos órgãos de fiscalização.

Além do caráter legal, quando o inventário de estoque o é feito corretamente podemos alcançar benefícios como:

Maior acuracidade de estoque

Sem dúvidas que, a acuracidade de estoque é uma grande vantagem advinda do inventário rotativo. Com um processo bem estruturado fica mais fácil observar o fluxo de entrada e saída de mercadorias.

Um controle maior sobre os itens estocados permite uma maior segurança para atender as demandas. Este controle também possibilita realizar os ajustes necessários.

Redução de custos

Um dos principais custos logísticos são os custos de estoque. Desse modo, quando os níveis de estoque não estão em conformidade com a demanda da empresa podemos alcançar dois diferentes resultados:

• Excesso de itens no estoque, gerando maior custo de mantê-lo;
• Nível de estoque inferior ao necessário, causando perda de vendas.

Ou seja, o inventário de estoque permite uma constante atualização dos itens em estoque garantindo o equilíbrio entre os custos e as operações de estoque.

Menor desperdício

Ter a disposição os materiais nas quantidades exatas exigem que as operações alcancem a máxima performance e consumo consciente dos materiais. Nesse sentido, elevar o nível operacional da empresa significa maior produtividade e menor desperdício.

O inventário de estoque além de garantir maior rotatividade de itens no estoque também elimina produtos obsoletos. Desse modo, o desperdício de espaço e produtos é muito menor com um inventário constantemente atualizado.

Maior satisfação dos clientes

A satisfação dos clientes está ligada ao serviço ao cliente prestado pela empresa. Nesse sentido, ter um sistema logístico estruturado é fundamental para atender as necessidades e expectativas dos clientes.

Dessa maneira, através do inventário de estoque é que os gestores avaliam se os níveis de produtos vão ser suficientes para atender a demanda. Caso os níveis não estejam adequados é possível tomar ações corretivas a tempo.

Como fazer o inventário de estoque?

Premissas básicas para realização de um inventário de estoque:

• Todos os produtos devem ter uma única identificação por código;
• Todas as posições do estoque devem ser endereçáveis.

1° Passo: definir uma data adequada

O fluxo de entrada e saída de produtos é constante em um setor de logística. Em muitas empresas a movimentação de produtos acontecem 24h por dia, sete dias por semana.

Porém, durante o inventário não pode haver fluxo de produtos. Isso porque, a entrada ou saída de produtos durante a realização do inventário pode gerar falhas e prejudicar o resultado do processo.

Dessa maneira, definir uma data para atividade é fundamental. A data deve estar em acordo com todos os setores da empresa de modo que não atrapalhe nenhuma atividade ou prejudique algum resultado.

2° Passo: corrigir a armazenagem dos produtos

Uma armazenagem correta é aquela em que temos acesso as informações de todos os produtos estocados. Isso quer dizer que, teremos acesso visual a todos os produtos do estoque. Ter acesso total aos produtos permite coletar todas as informações necessárias sobre eles, assim como identificar o seu aspecto físico. Além disso, todo o produto sem uma identificação física (etiqueta) deve ser sinalizado e corrigido.

Nesse sentido, é importante verificar antes do inventário de estoque se a armazenagem está em condições adequadas. Caso necessário realizar os ajustes antes de iniciar a atividade.

3° Passo: estabeleça a equipe de inventário

O inventário de estoque é uma atividade muito técnica. Logo, é necessário que a equipe responsável tenha total conhecimento sobre o processo, o estoque e os produtos. As informações do inventário são restritas ao ambiente da empresa. Dessa maneira, é importante que a equipe responsável pelo inventário seja de confiança.

Dimensionar a equipe do inventário corretamente é um ponto chave. Isso porque, devemos avaliar corretamente a condição do estoque e então estabelecer o efetivo e o tempo necessário para a atividade.

4° Passo: utilize formulários de controle e verificação

Durante a coleta das informações é necessário que as informações estejam alinhadas entre todos. Isso quer dizer que, é muito importante utilizar formulários de verificação e controle padrão a todos da equipe.

Um formulário adequado ao processo evita erros e informações equivocadas, melhorando os resultados e facilitando o processo.

5° Passo: realize a contagem dos itens em estoque

Após a realização do planejamento e preparação para o inventário de estoque é o momento de executar a atividade. Devemos então contabilizar e registrar todas as informações necessárias sobre todos os itens presentes em estoque. Não podemos poupar nenhum detalhe, visto que as informações podem ser cruciais para uma tomada de decisão mais correta.

6° Passo: refaça o passo anterior

Para que a atividade alcance índices elevados de acuracidade de estoque é importante que a contagem e a coleta de informações sejam feitas mais de uma vez. Refazer a contagem dos produtos permite identificar alguma falha, assim como aumentar a confiabilidade das informações.

DICA: Fazer a nova contagem com uma equipe diferente, já dando início ao processo de auditória das informações.

7° Passo: realize uma auditória nas informações coletadas

Com as informações dos produtos em estoque consolidadas é necessário realizar uma auditória final antes do fechamento do inventário. Desse modo, está auditória pode ser feita por amostragem ou geral.

Fato é que, não podemos negligenciar esta etapa pois ela é que vai garantir a máxima acuracidade do estoque.

8° Passo: atualize o estoque

Com as informações coletadas e verificadas é necessário realizar a atualização dos produtos no sistema de gestão de estoque utilizado pela empresa. A atualização das informações deve ser feita conforme o endereço, quantidade e especificações dos produtos em estoque.

Um estoque atualizado permite uma melhor tomada de decisões, e consequentemente melhores resultados.

9° Passo: identifique as inconsistências

Com o inventário de produtos atualizados é necessário fazer uma verificação com os valores do inventário anterior. Esta verificação permite identificar as inconsistências dos produtos em estoque.

Por exemplo: Um produto que estava dado como no estoque e não foi encontrado durante o inventário. Com esse tipo de informação os profissionais de logística podem abrir uma série de ações no sentido de corrigir as falhas e melhorar o processo operacional.

10° Passo: faça um relatório final

Finalizado o inventário é necessário gerar um relatório final com os principais resultados e aprendizados da atividade. Dessa forma, o relatório final do inventário será de grande ajuda na realização de um novo inventário no futuro.

11° Passo (BÔNUS): utilize a tecnologia a seu favor

A tecnologia é uma grande aliada nos processos logísticos. Como resultado, processos automatizados e softwares aprimoram a gestão de informação e aumentam bastante a segurança, o controle e a eficácia operacional.

Para uma gestão de inventário mais apurada, uma ferramenta digital é muito útil. Isso porque, ela possibilita o registro de dados detalhados, execução de relatórios, agilidade no processo e atualizações que facilitam o trabalho do gestor.

Além disso, esses recursos inteligentes identificam erros, riscos e são capazes de apontar oportunidades, contribuindo para uma gestão de estoques eficiente. Desse modo, a tecnologia inserida no contexto logístico pode fazer toda diferença para os resultados da empresa.

Gestão de estoque

A gestão de estoque é o processo que garante planejamento, execução e controle dos produtos armazenados dentro de uma empresa. Em outras palavras, trata-se do conjunto de atividades necessárias para equilibrar o nível do estoque de produtos a demanda do mercado e a estrutura da empresa. É responsabilidade da gestão de estoque determinar como deve ser feito a armazenagem dos produtos. Além disso, toda a operação de movimentação, recebimento de mercadorias, separações de pedidos e embalagem faz parte do processo

O estoque dos produtos é necessário por diferentes razões e cabe ao profissional de logística entender a sua necessidade considerando o tipo de produto, mercado e operações. Nesse sentido, é através da gestão de estoques que as empresas podem manter seus clientes abastecidos, garantindo vendas e oportunidades estratégicas

Entre os principais objetivos da gestão de estoques podemos citar:

• Maximizar o nível de serviço ao cliente ou o nível de atendimento da demanda;
• Redução dos custos totais do estoque;
• Garantia de qualidade, segurança e produtividade das operações.

Desse modo, podemos concluir que a gestão do estoque é uma ferramenta estratégica na condução de um negócio, garantindo um abastecimento de produtos conforme a demanda dos clientes, redução de custos e eficiência operacional.

ASSISTA A AULA COMPLETA SOBRE A GESTÃO DE ESTOQUE!

O que é a logística de armazenagem?

A logística de transporte é uma subdivisão da logística responsável pela armazenagem dos produtos. Em outras palavras, é a área da empresa responsável por encontrar a melhor opção para armazenagem de produtos considerando aspectos como: segurança, agilidade e custo.

Trata-se de uma área de grande importância para a gestão de uma empresa. Isso porque, a condição dos produtos é um elemento chave no que diz respeito ao nível de serviço ao cliente prestado pela empresa. Dessa forma, manter os produtos armazenados corretamente garante um elevado nível de satisfação dos clientes.

Além disso, segundo dados da Confederação Nacional dos Transportes (CNT) os custos da armazenagem das empresas equivalem a 4,5% do PIB, ou R$ 268 bilhões. Nesse sentido, uma eficiente gestão da logística de armazenagem é uma ótima estratégica para o sucesso empresarial.

Enfim, gostou do artigo e quer saber mais sobre os tipos de inventário de estoque? Deixe sua dúvida, comentário, sugestão ou crítica em nossos canais de comunicação!

• Instagram
• LinkedIn
• Facebook
• Twitter
• Mail

THINKING OUTSIDE THE BOX 💬 💡 📦

FONTE: Patrus, GS1, Endeavor, Bom Controle, R3SC.