Matriz GUT

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A Matriz GUT é uma ferramenta de análise utilizada principalmente na gestão empresarial para priorizar problemas ou questões que uma organização enfrenta. A sigla GUT é o acrônimo das palavras Gravidade, Urgência e Tendência.

Em primeiro lugar, neste artigo vamos aprender o conceito da matriz GUT e seu objetivo. Além disso, vamos conhecer como funciona e como elaborar uma matriz GUT. Por fim, vamos entender quais os benefícios, exemplos de aplicação e questões relacionados a matriz GUT. Boa leitura! 📰

Sumário

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O que é a Matriz GUT?

Gravidade refere-se à gravidade do problema, ou seja, quão sério ele é e qual seu potencial de impacto negativo na organização.
Urgência diz respeito aos prazos para resolver determinado problema, levando em consideração o tempo disponível antes que ele cause danos significativos.
Tendência avalia a direção em que o problema está se movendo, se está piorando, permanecendo estável ou melhorando.

Ao atribuir pontuações de 1 a 5 para cada uma dessas três categorias, cada problema tem uma classificação com base em sua pontuação geral na matriz. Dessa forma, os gestores podem concentrar seus esforços onde são mais necessários e a tomar decisões informadas sobre a alocação de recursos e a resolução de problemas.

Qual é o objetivo da Matriz GUT?

O principal objetivo da Matriz GUT é fornecer uma estrutura sistemática para priorizar problemas ou questões dentro de uma organização. Ao utilizar essa ferramenta, os gestores podem:

Identificar problemas: A matriz ajuda a identificar problemas ou questões que exigem atenção dentro da organização.
Priorizar problemas: Ela permite que os gestores classifiquem os problemas com base em sua gravidade, urgência e tendência, ajudando a determinar quais problemas devem ser abordados primeiro.
Alocar recursos: Ao priorizar os problemas, os gestores podem alocar recursos de maneira mais eficiente, concentrando esforços onde são mais necessários.
Tomar decisões informadas: A análise sistemática fornecida pela Matriz GUT ajuda os gestores a tomar decisões informadas sobre como lidar com os problemas da organização.

Em resumo, o objetivo da Matriz GUT é direcionar a tomada de decisão dos gestores da organização. Dessa maneira, a empresa se coloca em uma posição estratégica em relação aos problemas e desafios enfrentados.

Como funciona a matriz GUT?

A Matriz GUT funciona seguindo alguns passos simples:

Identificação dos problemas: Comece identificando os problemas, desafios ou oportunidades relacionados a empresa. Isso pode ser feito por meio de reuniões, análises de desempenho, feedback dos clientes ou qualquer outra fonte relevante. Nesse sentido, uma ferramenta relevante para descobrir a causa raiz de efeitos não desejados é o diagrama de Ishikawa.
Atribuição de pontuações: Para cada item levantado, atribua uma pontuação de 1 a 5 para cada uma das três categorias da matriz: Gravidade, Urgência e Tendência.
- Gravidade: Avalie a gravidade do problema, considerando seu impacto potencial na organização. Pontue de 1 (baixa gravidade) a 5 (alta gravidade).
- Urgência: Determine a urgência de resolver o problema, levando em consideração o tempo disponível antes que ele cause danos significativos. Novamente, pontue de 1 (baixa urgência) a 5 (alta urgência).
- Tendência: Avalie a direção em que o problema está se movendo, se está piorando (1), permanecendo estável (3) ou melhorando (5).
Cálculo da pontuação geral: Para cada item, calcule a pontuação geral multiplicando as pontuações de Gravidade, Urgência e Tendência. Por exemplo, se um problema tem uma gravidade de 4, uma urgência de 3 e uma tendência de 2, sua pontuação geral seria 4 x 3 x 2 = 24.
Priorização: Ordene os itens com base em suas pontuações gerais, do mais alto para o mais baixo. Dessa forma, os itens de maior pontuação são os que a empresa deve priorizar.
Tomada de decisão: Use a classificação resultante para tomar decisões informadas sobre como alocar recursos e resolver os problemas identificados.

Como montar uma matriz GUT?

Montar uma matriz GUT é um processo relativamente simples que envolve seguir algumas etapas. Aqui está um guia passo a passo para criar uma matriz GUT:

Passo 1: Identificação dos Problemas

Reúna uma equipe relevante para identificar e listar todos os problemas ou questões pendentes. Esses problemas podem ser relacionados a qualquer área da organização, como operações, marketing, recursos humanos, etc.

Passo 2: Definição das Categorias

Primeiramente, é necessário explicar as três categorias da matriz GUT: Gravidade, Urgência e Tendência. Certifique-se de que todos na equipe entendam o que cada categoria significa.

Passo 3: Atribuição de Pontuações

Para cada problema identificado, atribua uma pontuação de 1 a 5 para cada uma das três categorias, de acordo com sua percepção e análise. Use a escala a seguir para cada categoria:

Gravidade: 1 (baixa) a 5 (alta)
Urgência: 1 (baixa) a 5 (alta)
Tendência: 1 (piorando) a 5 (melhorando)

Passo 4: Cálculo das Pontuações Gerais

Calcule a pontuação geral para cada problema multiplicando as pontuações de Gravidade, Urgência e Tendência. Por exemplo, se um problema tem uma gravidade de 4, urgência de 3 e tendência de 2, a pontuação geral seria 4 x 3 x 2 = 24.

Passo 5: Priorização

Ordene os problemas com base em suas pontuações gerais, do maior para o menor. Problemas com pontuações mais altas devem ser priorizados para ação imediata.

Passo 6: Tomada de Decisão

Use a classificação resultante para tomar decisões informadas sobre como alocar recursos e resolver os problemas identificados. Discuta as ações necessárias para lidar com os problemas prioritários. Sendo assim, para montar um plano de ação a ferramenta 5W2H é extremamente eficaz para o processo.

Passo 7: Revisão

Periodicamente, revise a matriz GUT para atualizar as pontuações dos problemas, conforme necessário, e garantir que as ações corretivas estejam sendo tomadas de acordo com a priorização estabelecida. Nesse sentido, utilizar a ferramenta Kanban para acompanhar os resultados dos itens pendentes irá auxiliar bastante o controle das ações adotadas.

Dessa maneira, seguindo os passos listados ajudará a equipe a montar uma matriz GUT eficaz para priorizar e resolver os problemas da organização.

Quais são os principais benefícios desse modelo?

A Matriz GUT oferece uma série de benefícios para as organizações que a utilizam:

Priorização objetiva: Ajuda na priorização dos problemas ou questões, permitindo que a equipe se concentre nos mais críticos e urgentes.
Uso eficiente de recursos: Permite a alocação eficiente de recursos, direcionando-os para resolver os problemas mais importantes e urgentes primeiro.
Tomada de decisão informada: Fornece uma estrutura sistemática para tomar decisões informadas sobre quais problemas abordar primeiro e como alocar recursos.
Identificação de tendências: Ao considerar a tendência de cada problema, a matriz GUT pode ajudar a identificar problemas emergentes antes que se tornem graves.
Engajamento da equipe: Incentiva a colaboração e o envolvimento da equipe na identificação, análise e solução de problemas.
Transparência: Torna o processo de priorização de problemas transparente. Dessa forma, permite que todos compreendam por que certos problemas são considerados mais urgentes ou graves do que outros.
Melhoria contínua: Facilita a implementação de um ciclo de melhoria contínua. Isso porque, ao utilizar a ferramenta é necessário fazer uma revisão constante permitindo um avanço consistente.

Exemplos de Matriz GUT

Aqui estão alguns exemplos hipotéticos da utilização da matriz GUT em uma organização:

Problema 1: Baixo desempenho das vendas

Problema	Gravidade	Urgência	Tendência	Pontuação GUT
Baixo desempenho das vendas	5	4	3	60

Problema 2: Aumento do turnover de funcionários

Problema	Gravidade	Urgência	Tendência	Pontuação GUT
Aumento do turnover de funcionários	4	5	2	40

Problema 3: Queda na satisfação do cliente

Problema	Gravidade	Urgência	Tendência	Pontuação GUT
Queda na satisfação do cliente	5	3	4	60

Nesses exemplos:

O “Baixo desempenho das vendas” tem uma pontuação GUT mais alta, indicando que é um problema crítico que requer ação imediata.
O “Aumento do turnover de funcionários” tem uma pontuação GUT mais baixa, mas ainda é considerado um problema crítico devido à sua alta urgência. Dessa forma, a empresa deve tratar o problema no curto prazo.
A “Queda na satisfação do cliente” também tem uma pontuação GUT alta, indicando que é outro problema crítico que requer atenção imediata.

QUESTÕES

Fundação Getúlio Vargas – FGV – Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe foram os primeiros proponentes da Matriz GUT.. Um analista de uma organização pública pretende utilizá-la como ferramenta para identificar ações prioritárias. Ao terminar sua elaboração, a matriz abaixo é apresentada numa reunião decisória:

Problema	G	U	T
a	3	3	3
b	4	5	2
c	4	4	5
d	4	4	4
e	3	3	4

Ao final da reunião, mantidos os valores da Matriz, os problemas foram ordenados, de mais para menos prioritários, na seguinte ordem:

A) a; b; e; c; d;

B) a; e; b; d; c;

C) d; c; e; b; a;

D) c; d; b; e; a;

E) b; d; e; a; c.

Centro de Seleção e de Promoção de Eventos UnB – CESPE CEBRASPE – A matriz GUT é uma metodologia de análise e priorização que emprega uma abordagem sistêmica para avaliar e classificar itens com base nos critérios de gravidade, urgência e tendência.

C) Certo

E) Errado